In heutiger Zeit werden IT-Systeme und die dort verarbeiteten Daten vor einem unberechtigten Zugriff geschützt. Problematisch ist, dass beim Ausdrucken wichtiger Dokumente diese in ungeschützter, lesbarer Form von einem Drucker ausgegeben werden.
In diesem Fall können auch nicht autorisierte Personen ggf. darauf zugreifen. Es ist daher wichtig, dass solche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Aus diesem Grund besitzen professionelle Drucker die Option „Sicheres Drucken“.
Wie funktioniert das „Sichere Drucken“?
Normalerweise wandern die Druckaufträge in Papierform sofort in das Ausgabefach des entsprechenden Druckers. Bis die autorisierte Person den Druckauftrag abholt, kann es schon eine bestimmte Zeit dauern. Gerade in großen Unternehmen mit Abteilungsdruckern rennt nicht jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin sofort nach dem Drucken zum Drucker. In der Zwischenzeit kann auch eine unberechtigte Person in den Druck- oder Kopierraum gehen und diese Drucke entnehmen.
Viele stellen sich daher die Frage, wo sich die gedruckten Dokumente befinden. Es kann durchaus der Fall sein, dass ein Kollege oder eine Kollegin versehentlich den Druck mitgenommen haben. Wegen eines Papiermangels wird der wichtige Druck vielleicht nicht erledigt. Erst wenn jemand den Drucker wieder mit Papier versorgt, wird auch das entsprechende Dokument anschließend ausgedruckt. In diesem Fall kann es für längere Zeit offen in der Papierauslage liegen.
Durch eine versehentliche Druckerumleitung kann das wichtige und geheime Dokument aber auch auf einem anderen Drucker ausgedruckt worden sein. Um all diese Szenarien zu verhindern, bieten viele Drucker die Option „Sicheres Drucken“. Dies bedeutet, dass man erst nach Eingabe einer PIN den Druckauftrag startet. Die PIN muss für jeden Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin separat erstellt werden. Da diese meist nur vierstellig ist, ist die Sicherheit nicht allzu hoch. Ebenso ist es natürlich für den Berechtigten etwas umständlich, da er den Druckauftrag direkt am Drucker abwarten muss, bis er das Ergebnis mitnehmen kann.
Weitere Sicherheitsstufen für Drucker
Abhängig vom verwendeten Drucker besteht die Möglichkeit, anstelle einer PIN das Anmeldeverfahren zu nutzen, welches auch bei der Anmeldung am Bürorechner benötigt wird. Nach Eingabe des Benutzernamens muss dann noch ein Passwort in ausreichender Länge eingegeben werden. Vorteilhaft ist, dass in den meisten Unternehmen diese Passwörter nach bestimmter Zeit vom Benutzer wieder geändert werden müssen. Durch dieses zweistufige Anmeldeverfahren wird eine höhere Sicherheit gewährleistet.
Wie zuvor dargelegt, bedeutet die Eingabe des Benutzernamens und des Passworts jedoch viel Zeit. Für die Beschäftigten kann es daher sehr umständlich sein. Selbst wenn nicht so wichtige Dokumente ausgedruckt werden, muss man sich immer vor dem Drucken anmelden. Da kann es schon zu einer Schlange vor dem Drucker kommen. Ebenso darf nicht vergessen werden, dass moderne Bürodrucker nicht über eine physische Tastatur, sondern über ein Touchscreen-Display verfügen. Somit kann die Eingabe schnell fehlerhaft sein.
Eine interessante Alternative stellen daher Kartenlesegeräte dar. Der Drucker muss jedoch hierfür ausgerichtet sein. Die Beschäftigten sind in diesem Fall mit einer Art Transponder oder einer Mitarbeiterkarte mit Chip ausgestattet. Dabei reicht es zum Drucken aus, wenn man die Karte in die Nähe des Lesegerätes hält oder einschiebt. Eine zusätzliche Sicherheit wird geboten, wenn man hier zusätzlich noch eine PIN eingeben muss. Moderne Drucker sind übrigens auch in der Lage, gespeicherte und nicht abgeholte Dokumente nach einer gewissen Zeit zu löschen. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin kann hierüber per E-Mail informiert werden. Selbst eine Information auf dem Smartphone ist möglich.
Kartenlesegeräte bieten noch einen weiteren Vorteil. Man ist nicht an einen bestimmten Drucker gebunden. Wenn mehrere Drucker im Netzwerk freigegeben sind und über die Option „Sicheres Drucken“ verfügen, kann man seine Dokumente an jedem dieser Drucker ausdrucken. Eine wichtige Voraussetzung ist natürlich, dass die Drucker die jeweiligen Druckaufträge speichern können. Die meisten modernen Bürodrucker sind diesbezüglich mit einer integrierten Festplatte ausgestattet.
Verbrauchsmaterialien für Drucker
- Druckerpatronen
- Druckköpfe
- Etiketten
- Farbbänder
- Schriftbänder
- Thermorollen
- Tintentanks
- Toner
- Trommeln
