Wie kann man Druckaufträge mit einer PIN sichern?

Wer über einen Netzwerkdrucker oder einen geteilten Drucker etwas ausdrucken möchte, der möchte nicht immer, dass andere einen Blick auf diese Dokumente werfen können. Dies ist meist gar nicht so einfach, wenn der Drucker an einem weit entfernten Ort in der Abteilung steht und man nicht schnell genug die Druckaufträge abholen kann. Wer hier auf Nummer sicher gehen möchte, der sollte seine Druckaufträge mit einer PIN sichern. Wie dies funktioniert soll der nachfolgende Ratgeber kurz beschreiben.

So kann man Druckaufträge per PIN sichern

Zunächst muss das zu druckende Dokument geöffnet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Word-, Excel- oder PDF-Datei handelt. Auch Fotos werden hierbei unterstützt. Danach wird die Druckoption aufgerufen, sodass sich das Druckfenster öffnet. Hierbei hat man nun die Möglichkeit, den passenden Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker auszuwählen.

Anleitung: Druckaufträge mit einer PIN sichern

Mit dieser Anleitung kann man eine PIN erstellen und Druckaufträge sicher ausdrucken. Die Bezeichnungen der Menüpunkte für das sichere Drucken können von Drucker zu Drucker abweichen, z. B. findet man den Menüpunkt "Benutzerauthentifizierung" zur Erstellung einer PIN in den erweiterten Druckoptionen bei einigen Druckern von Brother.

Die Vorgehensweise zur Einrichtung einer PIN ist für viele Drucker nahezu identisch und recht einfach:

• Über die Systemsteuerung und den Punkt "Drucker und Scanner" wird der Drucker ausgewählt.
• Von hier kann man die Druckereinstellungen des Gerätes öffnen.
• Überwiegend ist dies mit „Eigenschaften“ oder „Einstellungen“ gekennzeichnet.
• Nachdem sich das Fenster für die Drucker-Eigenschaften geöffnet hat, geht man auf den oberen Reiter „Auftragsspeicher“.
• Hier kann man die Druckaufträge konfigurieren.
• Zu beachten ist, dass nur Drucker diese Option unterstützen, die Druckaufträge spoolen oder speichern können.
• Auf der linken Seite des Fensters findet man den Modus für die Speicherung des Druckauftrages.
• Unter „Auftragsspeicher-Modus“ muss man den Radiobutton „Gespeicherter Auftrag“ auswählen.
• Auf diese Weise wird der abgesandte Druckauftrag nicht sofort gedruckt, sondern erst gespeichert.
• Darunter ist ein Bereich zu finden, wo man eine PIN zuweisen kann.
• Zunächst muss man ein Häkchen bei „PIN zum Drucken“ eingeben.
• Die PIN kann man individuell auswählen. Sie kann bei jedem Druck geändert werden.
• Darunter muss noch die Benachrichtigungsoption für den Druckauftrag festgelegt werden.
• Hier wird ein Häkchen bei „JOB ID beim Drucken anzeigen“ angeklickt.
• Auf der rechten Seite des Fensters muss noch der Benutzername eingegeben werden.
• Diese Benutzer-ID benötigt der Drucker, um den User zu identifizieren.
• Alle abgesandten Druckaufträge werden unter diesem Benutzernamen gesammelt.
• Darunter kann man noch den Namen für den Druckauftrag bestimmen.
• Diese Voreinstellungen speichert man für den Druckauftrag ab.
• Mit OK wird das Ganze bestätigt.

Eine gesicherte Datei ausdrucken

Jetzt kann man in herkömmlicher Weise auf „Drucken“ klicken, sodass der gewünschte Druckauftrag abgesandt wird. Dabei wird der Druck im Speicher des Druckers gespeichert. Nachdem man den Auftrag abgesandt hat, erscheint auf dem Bildschirm eine Meldung mit einer Bestätigungsnachricht. Dabei wird im Fenster „Druckspeicher-Identifizierung“ der Druckername, dessen IP-Adresse, der Benutzername und der Name des Druckauftrags angezeigt.

Mit OK wird das Fenster bestätigt. In der Druckerwarteschlange kann man den Druckauftrag sehen, der aber noch nicht gedruckt wird. Danach geht man zum Drucker und gibt über das Bedienpanel die PIN ein. Je nach Druckermodell lässt sich der Druckauftrag über die PIN aber auch löschen. Man kann am Drucker über das Bedienpanel sich die jeweiligen gespeicherten Druckjobs anzeigen lassen. In der Liste müssen dann diejenigen Druckaufträge ausgewählt werden, die man selbst abgespeichert und mit einer PIN gesichert hat.

Man kann übrigens nach Eingabe der PIN noch weitere Einstellungen vornehmen. Vielleicht möchte man den Druck zweimal ausdrucken. Erst dann werden die Drucke ausgegeben.

Fazit: Nicht jeder Drucker unterstützt eine PIN

Das Sichern von Druckaufträgen mit einer PIN ist eine nützliche Angelegenheit. Jedoch unterstützten nur Drucker zum Spoolen und Speichern von Druckaufträgen diese Option. Anzumerken ist, dass man etwas Wartezeit mitbringen muss, wenn man am Drucker die PIN eingibt. Der Ausdruck muss dann erst noch generiert werden.

Weiterführende Ratgeber

Hier findet man weitere hilfreiche Themen:

• Druckerarten Übersicht
• Druckerprobleme beheben
• Drucker hat angehalten
• Drucker ist im Status "offline"
• Drucker druckt nicht mehr
• Drucker pausiert
• Drucker zieht das Papier nicht ein
• Papierstau beheben
• Drucker wird nicht erkannt
• Testseite drucken
• Drucker kalibrieren
• Druckerpatrone ist leer
• Toner ist leer