Toner für Laserdrucker gehören zu den Verbrauchsmaterialien. Nach wie vor sind in vielen Unternehmen Laserdrucker im Einsatz. Auf das Jahr bezogen kommen hier nicht unerhebliche Druckkosten zusammen. Insbesondere die Buchhaltung ist hier gefragt.
So ist vielfach nicht sicher, ob Toner unter dem Konto Büromaterial bzw. Bürobedarf gebucht werden soll oder eher unter Betriebsausgaben. Dieser Ratgeber soll Klarheit verschaffen.
Toner als Bürobedarf verbuchen
Wie zuvor erwähnt, handelt es sich beim Toner um Bürobedarf. Hierzu gehören beispielsweise auch die Kugelschreiberminen, das Schreibpapier und vieles weitere mehr. Je nach Buchhaltungsprogramm lassen sich für den Bürobedarf noch weitere Unterkonten einstellen. Ansonsten reicht der traditionelle Buchungssatz „Bürobedarf an Bank“ vollkommen aus.
Man sollte sich jedoch die Rechnung über Toner etwas genauer ansehen. So wird die in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer auf das Unterkonto „Abziehbare Vorsteuer“ gebucht, also „Abziehbare Vorsteuer an Bank“. Hierzu ein Beispiel: Ein Unternehmer kauft Toner für 2.380 €, wobei darin 380 € Umsatzsteuer enthalten sind. Auf das Konto Bürobedarf werden 2.000 € gebucht und auf das Konto Abziehbare Vorsteuer dann 380 €. Auf dem Habenkonto des Unternehmens werden dann 2.380 € gebucht, wobei dieser Betrag zur Auszahlung an die Kasse gehen.
Wozu gehört Toner eigentlich?
Toner als Bürobedarf gehört zu den Arbeitsmitteln. Diese werden zur Erledigung der beruflichen Aufgaben verwendet. Grundsätzlich dienen diese Arbeitsmittel nicht als Erwerbsgrundlage eines Unternehmens und stellen somit Hilfsmittel dar. Problematisch ist, wenn der Bürobedarf für private Zwecke genutzt wird. Wird zum Beispiel der Laserdrucker mitsamt seinem Toner für den Ausdruck privater Dokumente verwendet, dann muss festgestellt werden, ob dieser Ausdruck nur eine untergeordnete Rolle spielt.
Wenn zum Beispiel betrieblich angeschaffte Gegenstände für private Zwecke verwendet werden, führt dies zu einer Entnahme, die sich gewinnerhöhend auf das Unternehmen auswirkt. In diesem Fall unterliegt der Eigenverbrauch der Umsatzsteuer.
Toner gehört auch zu den Betriebsausgaben
Bürobedarf stellt ebenfalls eine Betriebsausgabe dar. Diese Aufwendungen lassen sich zu 100 % als Betriebsausgaben absetzen. Die beim Kauf enthaltene Umsatzsteuer lässt sich als Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abziehen. Beim Buchen sollte man den Bürobedarf als Betriebsausgabe verbuchen. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Vorsteuer auch richtig verrechnet werden kann. Die Finanzämter achten penibel auf eine richtige Bezeichnung.
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Fazit: Toner als Betriebsausgabe absetzen
Toner stellt auf der einen Seite Bürobedarf dar und ist auf der anderen Seite gleichzeitig eine Betriebsausgabe. Man sollte hier sorgfältig auf die richtigen Buchungssätze achten. Bei einfachem Bürobedarf, bei dem die Verwendung nicht eindeutig sichergestellt ist, kann das Finanzamt die Verbuchung der Vorsteuer verweigern. Man sollte daher Toner als Bürobedarf auch als Betriebsausgabe verbuchen.
