In kleineren Büros kann man ebenfalls ein „sicheres Drucken“ einrichten. Wie dies im Einzelnen aussieht, soll der nachfolgende Ratgeberzeigen.
Ziel und Rahmenbedingungen festlegen
In manchen Fällen ist es ratsam, ein sicheres Drucken einzurichten. Dabei soll auf die nachfolgenden Rahmenbedingungen eingegangen werden:
- Zunächst legt man fest, warum sicheres Drucken eingeführt werden soll
- Man möchte typischerweise verhindern, dass Ausdrucke offen im Ausgabefach liegen und von Unbefugten eingesehen werden (Datenschutz, DSGVO)
- Anschließend bestimmt man den Umfang
- Wie viele Mitarbeitende sollen drucken?
- Wie viele Drucker oder Multifunktionsgeräte sind vorhanden?
- Soll nur Schwarz-Weiß oder auch Farbe abgesichert werden?
- Man entscheidet, ob „PIN-Druck“ (Freigabe direkt am Gerät mit Zahlen-Code) oder „Follow-Me-Printing“ (Freigabe an beliebigem Drucker nach Anmeldung) eingesetzt werden soll
- Für sehr kleine Büros reicht oft PIN-Druck, bei mehreren Geräten ist Follow-Me sinnvoller
Geeignete Hardware prüfen oder beschaffen
Zunächst überprüft man, ob die vorhandenen Drucker sicheres Drucken unterstützen. In den technischen Daten achtet man auf Begriffe wie:
- „Secure Print“
- „Confidential Print“
- „Follow-Me Printing“
- „User Authentication“
Hinweis: Confidential Print (vertrauliches Drucken) ist eine Sicherheitsfunktion bei Druckern und Multifunktionsgeräten, die den Ausdruck sensibler Dokumente schützt. Der Druckjob wird verschlüsselt an das Gerät gesendet, dort im Speicher gehalten und erst nach Eingabe einer PIN / eines Passworts oder durch Authentifizierung (z.B. RFID-Karte) am Gerät freigegeben. Falls Follow-Me geplant ist, stellt man sicher, dass:
- die Drucker netzwerkfähig sind
- ein Display zur Benutzeranmeldung vorhanden ist
- optional Kartenleser oder PIN-Eingabe unterstützt werden
Falls nötig, beschafft man:
- kompatible Multifunktionsgeräte
- optional RFID-Leser (z. B. für Mitarbeiterausweise)
Softwarelösung auswählen
Man entscheidet, ob man:
- die Herstellerlösung des Druckers nutzt (z. B. HP, Canon, Brother) oder
- eine herstellerunabhängige Lösung einsetzt (z. B. PaperCut, uniFLOW, YSoft)
Für kleine Büros wählt man meist eine Lösung, die:
- einfach zu administrieren ist
- keine komplexe Serverstruktur benötigt
- Benutzerverwaltung über Windows oder lokal erlaubt
Man prüft, ob ein:
- lokaler Server (PC oder Mini-Server) oder
- Cloud-Dienst
erforderlich ist.
Benutzerkonten und Authentifizierung einrichten
Zunächst legt man für alle Mitarbeitenden Benutzerkonten an:
- entweder lokal in der Drucksoftware
- oder über bestehende Windows-Benutzerkonten
Danach definiert man die Anmeldemethode am Drucker:
- PIN-Code (z. B. 4–6 Stellen)
- Benutzername + PIN
- Chipkarte + PIN (optional)
Zuletzt weist man jedem Benutzer einen eindeutigen PIN sowie optional Druckrechte (Farbe, Duplex, Anzahl Seiten) zu.
Druckserver oder zentrale Warteschlange konfigurieren
In diesem Fall richtet man auf dem Server oder Hauptrechner eine zentrale Druckwarteschlange ein („Follow-Me-Queue“). Dabei installiert man auf allen Arbeitsplatzrechnern:
- den passenden Druckertreiber
- die Drucksoftware des Anbieters
Man sorgt dafür, dass alle Druckaufträge nicht sofort gedruckt werden, sondern in der Warteschlange „gehalten“ werden.
Drucker für sichere Freigabe konfigurieren
Für die sichere Freigabe geht man wie folgt vor:
- Man meldet sich am Drucker als Administrator an
- Danach aktiviert man im Menü die Benutzerauthentifizierung und den sicheren Druck oder Follow-Me-Modus
- Nun verbindet man den Drucker mit der zentralen Warteschlange oder dem Druckserver
- Anschließend testet man, ob der Drucker Druckaufträge erst nach Anmeldung ausgibt oder abgebrochene oder nicht abgeholte Drucke automatisch gelöscht werden
Testdrucke und Funktionstest durchführen
Für einen Funktionstest geht man wie folgt vor:
- Man sendet einen Testdruck von einem Arbeitsplatz
- Man prüft, ob der Ausdruck nicht sofort am Drucker erscheint oder der Auftrag am Gerät sichtbar ist
- Nun meldet man sich am Drucker mit PIN oder Benutzerkonto an
- Danach gibt man den Druck manuell frei und kontrolliert den korrekten Ausdruck sowie die richtige Zuordnung zum Benutzer
Mitarbeitende einweisen
Eine Mitarbeitereinweisung ist wichtig. Dabei geht man wie folgt vor:
- Man erklärt den Mitarbeitenden, warum sicheres Drucken eingeführt wurde und wie der neue Druckablauf funktioniert
- Anschließend zeigt man Schritt für Schritt folgende Punkte:
- Druckauftrag senden
- zum Drucker gehen
- anmelden
- Druck freigeben oder löschen
- Dann weist man darauf hin, die PIN geheim zu halten und die Ausdrucke sofort mitzunehmen
Datenschutz und Sicherheit optimieren
Für mehr Datenschutz und Datensicherheit wird folgendermaßen vorgegangen:
- Man legt fest, dass nicht abgeholte Drucke nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden
- Man veranlasst, dass Druckprotokolle nur administrativ einsehbar sind
- Zudem dokumentiert man die Maßnahme
- Dokumentation ist für Datenschutzunterlagen wichtig
- Dokumentation als technische Schutzmaßnahme (TOM nach DSGVO)
Wartung und laufender Betrieb
Beim laufenden Betrieb achtet man auf folgende Punkte:
- Man überprüft regelmäßig die Benutzerkonten, vergebene PINs und Druckprotokolle
- Ehemalige Mitarbeitende sowie alte oder nicht mehr benötigte Druckaufträge werden entfernt
- Nach einem Update werden die Druckfreigabe und die Anmeldung am Gerät getestet
Verbrauchsmaterialien für Drucker
- Druckerpatronen
- Druckköpfe
- Etiketten
- Farbbänder
- Schriftbänder
- Thermorollen
- Tintentanks
- Toner
- Trommeln
