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Wie kann man Scan to E-Mail mit Gmail einrichten?

Scan to E-Mail ist ein nützliches Feature, mit dem man eingescannte Dokumente oder Fotos vom Drucker direkt an eine E-Mail-Adresse versenden kann. Vorteilhaft ist, dass hierfür noch nicht einmal ein PC oder Laptop benötigt wird.

Anzumerken ist, dass Scan to E-Mail ein kostenfreier Webservice des bekannten Druckerherstellers HP ist. Andere Druckerhersteller bieten ebenfalls eine solche Funktion an. In diesem Ratgeber soll kurz erläutert werden, wie man Scan to E-Mail mit Gmail zusammenbringt.

Was ist Gmail?

Bei Gmail handelt es sich um einen werbefinanzierten, kostenlosen E-Mail-Dienst, der vom bekannten Suchmaschinenanbieter Google angeboten wird. Früher war das Produkt unter dem Namen Google Mail bekannt. Da es sich hier um eine browserbasierte Webanwendung handelt, wird ein zusätzliches E-Mail-Programm nicht benötigt. Zur Nutzung ist ein kostenloses Google-Konto erforderlich.

Scan to E-Mail zusammen mit Gmail nutzen

Die meisten modernen HP Tintenstrahldrucker und Laserdrucker unterstützen HP ePrint. Darüber lässt sich auch der Scan to E-Mail Dienst auf dem Drucker konfigurieren. Bei anderen Druckerherstellern wird ebenfalls Scan to E-Mail angeboten. Nachdem dieser Dienst eingerichtet ist, kann man direkt über das Druckerdisplay einen Scan starten. Anschließend wählt man als Ziel die gewünschte E-Mail-Adresse. Der Scan wird also nicht im Drucker gespeichert, sondern wird sofort verschickt.

Man legt also das Dokument oder Foto auf das Scannerglas des HP Druckers und startet den Scanvorgang. Danach wird noch die E-Mail-Adresse abgefragt und auf „Senden“ getippt. Der Scan wird nun automatisch verschickt. Interessant ist, dass hierfür keine weiteren Treiber benötigt werden.

Scan to E-Mail mit Umweg über den Rechner

Bei Epson MFPs findet man im Menü ebenfalls die Scan to E-Mail Funktion. Im „Full Auto Mode“ wird die Vorlage direkt vom Epson Drucker gescannt und in eine JPG umgewandelt. Anschließend wird das Fenster Scan to E-Mail angezeigt. Hier kann man das gewünschte E-Mail-Programm auswählen und zusätzliche Einstellungen vornehmen. Danach öffnet sich das E-Mail-Programm und man kann den Scan versenden. Hier kann man auch Gmail als Programm auswählen.

Die Zusammenarbeit mit einem Gmail-Konto

Google verlangt aktuell von den Nutzern eines Gmail-Kontos beim Scannen per E-Mail ein Passwort. Ohne ein solches Passwort kann der Drucker keine E-Mails versenden, auch wenn der Scanvorgang davon ausgeschlossen ist.

Gmail-Passwort für den Drucker generieren

So kann man ein Passwort für den Drucker im Gmail-Konto generieren:

  • zuerst beim Gmail-Konto anmelden
  • danach auf die Sicherheitseinstellung „Security“ klicken
  • hier auf „Bei Google anmelden“ gehen und „App-Passwörter“ auswählen
  • danach auf das Dropdown-Menü App klicken
  • bei „Select Device“ wählt man „Other“ aus
  • nun wird für den gewünschten Drucker ein individueller Name vergeben
  • für den Drucker wird ein Passwort generiert
  • das Passwort wird nun in die Zwischenablage kopiert
  • nun kann man in die Sicherheitseinstellungen des Druckers gehen
  • das zuvor generierte Passwort einfügen oder eintippen

 

Damit geschützte Multifunktionsdrucker mit Gmail kommunizieren können, muss in einem Feld in den Sicherheitseinstellungen das zuvor generierte Passwort von Gmail eingefügt werden.

​Je nach Druckermodell muss man noch folgende Eingaben ergänzen:

  • Servername: SMTP.GMAIL.COM
  • Port_ 587
  • SMTP-Sicherheit: STARTTLS

Fazit: Scan to E-Mail mit Gmail benötigt Passwort

Leider kann man nicht so ohne Weiteres einen Scan direkt an die Gmail-Adresse versenden. Damit Scans per E-Mail versandt werden können, wird ein 16-stelliges Passwort benötigt. Dieses muss erst im Google-Konto für den betreffenden Drucker generiert werden. Vorteilhaft ist, dass man dieses Passwort nur einmal am Drucker eingeben muss.

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