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Wie funktioniert Scan to E-Mail?

Unter Scan to E-Mail versteht man eine Übertragungstechnik, mit der eingescannte Dokumente auf einfache Weise per E-Mail weitergeleitet werden können. Vorteilhaft ist, dass neben einem Multifunktionsdrucker hierzu kein PC oder Laptop benötigt wird.

Speziell für HP Drucker gibt es die ePrint-Funktion sowie den Scan-to-Email Webdienst. Nach dem Scannen wird als Zieladresse lediglich die E-Mail-Adresse im Drucker eingegeben. Danach lässt sich das Dokument senden. Aber auch andere Druckerhersteller bieten eine vergleichbare Lösung an.

So funktioniert Scan to E-Mail

Wer einen Tintenstrahl- oder Laser-Multifunktionsdrucker besitzt, der kann meist auch die Scan-to-Email-Funktion nutzen. Hierbei geht man wie folgt vor:

  • Drucker mit dem jeweiligen Druckservice konfigurieren
  • Drucker muss eine Internetverbindung besitzen (über Router)
  • Dokument oder Bild scannen
  • auf dem Druckerdisplay Zieladresse der E-Mail eingeben
  • Scan wird an die gewünschte E-Mail versandt


Die Konfiguration des Druckers ist vom Hersteller abhängig. Meist muss man sich auf der Webseite des Druckerherstellers erst mit einem kostenlosen Konto anmelden, um den vollen Umfang zu nutzen. Das eigentliche Scannen eines Dokuments erfolgt immer in ähnlicher Weise. Man kann nicht nur Einzelblätter sondern auch mehrere Seiten nacheinander einscannen und dann an eine E-Mail-Adresse versenden. Im letzteren Fall wird ein MFP mit automatischer Dokumentenzuführung benötigt.

Fazit: Scan to E-Mail als praktische Alternative

Wer Dokumente oder Bilder an eine beliebige E-Mail-Adresse versenden möchte, der kann dies mit vielen gängigen Multifunktionsdruckern auf einfache Weise erledigen. Wie eingangs erwähnt, ist hierfür noch nicht einmal ein PC erforderlich. Einzige Voraussetzung ist, dass der Drucker per WLAN oder LAN mit einem Router verbunden ist und somit eine Internetverbindung aufbauen kann. Die Bedienung erfolgt über das Bedienpanel bzw. einen Touchscreen-TFT-Monitor direkt am Drucker. Immer häufiger wird die Scan to Email Funktion anstelle einer Faxfunktion verwendet.

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