Wie kann man das HP Drucker-Adressbuch verwenden?

Bei einigen professionellen HP Laserdruckern und Tintenstrahldruckern, wie zum Beispiel der HP LaserJet Enterprise oder der HP PageWide Enterprise Serie, kann man ein spezielles Adressbuch einrichten. Darin werden die wichtigsten Adressen mit den Kontaktdaten in einer Liste abgespeichert.

Auf diese Weise lassen sich Faxe und E-Mails besonders schnell und effizient direkt vom Drucker aus an den Empfänger versenden. Wie man das Adressbuch verwendet, soll dieser Ratgeber zeigen.

Einrichten von Kontaktdaten

Über das Druckerdisplay der vorgenannten HP Drucker geht man auf die Seite „Adressbuch“ und von dort in den Bereich „Netzwerk-Kontakteinrichtung“.
Hier kann man nach möglichen Netzwerk-Kontakten suchen:

• im oberen Navigationsbereich auf „Scannen / Digital Sending“ klicken
• im linken Navigationsbereich auf „Adressbuch“ oder „Kontakte“ klicken
• die Schnellsuche oder Detailsuche verwenden

Für das erstmalige Einrichten der Netzwerk-Kontakte muss der Administrator die richtigen Server-Authentifizierungen sowie die SMTP-Konfiguration kennen. Persönliche Kontakte lassen sich übrigens über den Microsoft Exchange Server hinzufügen. Hierzu muss man die Kontaktdaten des Servers kennen.

Durch Klicken auf „Übernehmen“ werden dann die persönlichen Kontakte auf den HP Drucker übernommen. In Unternehmen sind meist mehrere Netzwerkdrucker aktiv. Über die Registerkarte „Import“ kann man eine einmal eingegebene Liste mit den wichtigsten Kontaktdaten gleichzeitig auch auf andere HP Drucker übertragen. Dies spart viel Arbeit und Zeit.

So wird ein Kontakt hinzugefügt

Im Adressbuch des betreffenden HP Druckers geht man auf den Menüpunkt „Kontakt hinzufügen“. Anschließend öffnet sich die Dialogseite „Kontakt hinzufügen“, in der nachfolgende Einträge vorgenommen werden:

• Kontaktname oder Anzeigename
• Vorname
• Nachname
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse

Als Ziel kann man auch einen Netzwerkordner angeben. Dabei hat man die Wahl zwischen einem normalen, freigegebenen Ordner oder einen FTP-Ordner. Anstelle einzelner Kontakte lassen sich auch komplette Gruppen hinzufügen. Anstelle von Vor- und Nachnamen wird hier ein Gruppenname verlangt. Dabei handelt es sich in erster Linie um eine E-Mail-Gruppe. Anzumerken ist, dass man jederzeit einzelne Kontakte als auch Gruppen bearbeiten und auch löschen kann.

Weitere Funktionen des HP-Adressbuches

Die modernen und professionellen HP Drucker sind in der Lage, das Adressbuch zu exportieren. Als bewährtes Format hat sich CSV etabliert, welches auch von Excel eingelesen werden kann. Hierüber lassen sich Adressbücher, Faxkurzwahlen und auch die Liste mit den Benutzerzugriffscodes bequem exportieren. Andererseits können sogar die Outlook-Kontakte aus einer CSV-Datei vom HP Drucker eingelesen werden. Die Eingabe von Adressen kann man sich auf diese Weise enorm vereinfachen.

HP Verbrauchsmaterialien

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• HP Druckerpatronen
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• HP Toner
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