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Wie wird ein papierloses Büro eingerichtet?

In vielen Betrieben kommt man ohne Papier leider nicht aus. Marktforschungsunternehmen haben herausgefunden, dass nur 18 Prozent hierzulande größtenteils digital arbeiten. Dennoch wünschen sich viele Unternehmen ein papierloses Büro.
Hier im Ratgeber soll kurz dargelegt werden, wie ein papierloses Büro eingerichtet werden kann.

Auf diese Weise lässt sich ein papierloses Büro einrichten

Die Einrichtung eines papierlosen Büros erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Dabei sollte man auf einige Punkte achten.

Die Planung eines papierlosen Büros

Zunächst muss man den Ist-Zustand analysieren. Dabei stellt sich die Frage, wie die aktuelle Unternehmenssituation ist. Gibt es schon digitale Abläufe und welche laufen noch analog ab? Welche Bereiche sind besonders papierlastig? Wie sieht es mit den technischen Voraussetzungen aus? Um papierlos arbeiten zu können, müssen Dokumente digitalisiert werden. Dazu müssen moderne Scanner angeschafft werden. Mitunter muss man auch an eine erweiterte Unternehmensorganisation denken.

Digitale Dokumentenverwaltung einführen

Zunächst wählt man eine geeignete Plattform oder Software für die digitale Dokumentenverwaltung aus. Dies kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Cloud-basierte Plattform sein. Hierbei muss bestimmt werden, wie Dokumente kategorisiert, getaggt und archiviert werden sollen.

Scannen von vorhandenen Dokumenten

Recht mühsam ist das Digitalisieren vorhandener Papierdokumente durch Scannen. Daher sollte man in hochwertige Scanner für eine bessere Bildqualität investieren. Danach organisiert man gescannte Dokumente in digitalen Ordnern entsprechend Ihrer Dokumentenverwaltungsstruktur. Hierfür muss vielleicht besonderes Personal eingestellt werden.

Elektronische Signaturen implementieren

Ebenfalls wichtig ist, elektronische Signaturen zu entwickeln, um Dokumente rechtlich verbindlich zu signieren. Dies kann den Bedarf an physischen Unterschriften und gedruckten Verträgen reduzieren.

Verwendung von Cloud-Speicher

Idealerweise nutzt man besondere Cloud-Speicherdienste, um Dokumente sicher zu speichern und von verschiedenen Geräten aus darauf zuzugreifen. Dazu müssen geeignete Zugriffsbeschränkungen implementiert werden, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten.

Digitale Arbeitsabläufe implementieren

Man sollte Arbeitsprozesse und Workflows automatisieren, um die Effizienz zu steigern. Das kann die Genehmigung von Dokumenten, das Einreichen von Formularen oder andere Routineaufgaben umfassen.

Schulung der Mitarbeiter

Besonders wichtig sind Schulungen für Mitarbeiter, um sie mit den neuen digitalen Tools und Prozessen vertraut zu machen. Dabei sollten die Vorteile eines papierlosen Büros herausgestellt werden und wie die Beschäftigten effektiv damit arbeiten können.

Umstellung auf elektronische Kommunikation

Man sollte die Nutzung von E-Mails, Instant Messaging und anderen digitalen Kommunikationsmitteln fördern, um den Bedarf an physischer Post zu reduzieren.

Sicherheit und Datenschutz berücksichtigen

Wichtig ist es, Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen zu implementieren, um die Integrität und Vertraulichkeit digitaler Daten zu gewährleisten. Man muss sicherstellen, dass die Systeme den Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Papierverbrauch reduzieren

Ziel ist es, den Druck von Dokumenten zu minimieren, indem man auf digitale Berichte, Präsentationen und andere Formate umstellt. Man sollte dazu ermutigen, elektronische Notizen und Dokumentenannotationen zu verwenden.

Regelmäßige Evaluierung und Anpassung

Unternehmern sollten regelmäßig den Fortschritt und die Effektivität des papierlosen Büros überprüfen. Die Prozesse und Tools müssen kontinuierlich angepasst werden, um die Leistung zu optimieren.

Fazit: Die Umstellung erfordert etwas Zeit

Die schrittweise Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert Zeit, Engagement und die Unterstützung der Mitarbeiter. Eine sorgfältige Planung und eine klare Kommunikation sind entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

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