Nicht immer ist es erforderlich, ein Dokument oder Fotos physisch auf einem Drucker auszudrucken. Insbesondere für Testzwecke ist es günstiger, einen Druck als Dokument zu speichern. In diesem Fall spricht man auch von einem virtuellen Drucker. Was das ist, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.
Wofür wird ein virtueller Drucker benötigt?
Bei einem virtuellen Drucker handelt es sich nicht um einen Tintenstrahl- oder Laserdrucker, der als echtes Gerät aufgebaut ist. Mit nahezu jedem Betriebssystem lassen sich virtuelle Drucker einrichten. Vereinfacht bedeutet dies, dass man ein zu druckendes Dokument oder Foto nicht an einen physischen Drucker sendet, sondern eine Art Dateikonvertierung nutzt und diese in einem Ordner auf der Festplatte abspeichert.
Ein bekanntes Beispiel für einen virtuellen Drucker stellt in Microsoft Word die Funktion „Microsoft Print to PDF“. Ebenso kann man unter den Druckoptionen als Ziel „Fax“ auswählen. Im ersten Fall wird das Word-Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt und kann dann abgespeichert werden. Wählt man die Option „Fax“ wird das Dokument ebenfalls in ein bestimmtes Dateiformat umgewandelt und kann dann direkt an den Faxempfänger versandt werden. Hierzu ist jedoch eine aktive Telefonverbindung notwendig.
Es gibt mittlerweile zahlreiche Tools, die auch als virtueller Drucker verwendet werden können. Hierzu gehört beispielsweise PDF24, einem Dateikonverter für viele bekannte Dateiformate. In diesem Fall wird ein Dokument oder ein Foto in ein beliebig auswählbares Format umgewandelt und abgespeichert. Zugleich kann man die Datenmenge durch eine solche Umwandlung drastisch reduzieren. Damit wird der Transport per E-Mail vereinfacht.
Nachteile eines virtuellen Druckers
Zunächst muss festgehalten werden, dass ein virtueller Drucker seine Ergebnisse nicht zu Papier bringen kann. Es handelt sich lediglich um eine Dateiumwandlung und Speicherung. Problematisch ist, wenn man versehentlich einen virtuellen Drucker als Standarddrucker definiert hat. In diesem Fall werden die abgesandten Druckaufträge nicht an einen physischen Drucker weitergeleitet. Dies kann für Verwirrung sorgen. Man sollte daher diese Option nur in Ausnahmefällen verwenden.
Vorteile eines virtuellen Druckers
Wenn man nichts ausdrucken, aber dennoch die nötigen Dokumente oder Fotos jederzeit zur Hand haben möchte, der kann einen virtuellen Drucker verwenden. Die gespeicherten Ergebnisse lassen sich später immer noch über einen herkömmlichen Drucker ausdrucken.
Vorteilhaft ist, dass ein virtueller Drucker kein Druckerpapier, keine Tinte und keinen Toner verbraucht. Insbesondere zu Testzwecken lässt sich ein solcher Drucker gut verwenden. Interessant ist, dass man mit einem virtuellen Drucker auf einfache Weise seine Dokumente und Fotos archivieren kann. In Zeiten eines papierlosen Büros bietet dies natürlich Vorteile.
Virtuelles Scannen und Kopieren auf einem Multifunktionsdrucker
Mit einem Multifunktionsdrucker kann man problemlos auch Dokumente und Fotos fotokopieren. Dabei wird die Vorlage meist über einen CIS-Scanner abgetastet und anschließend der Druckvorgang gestartet. Bei modernen Druckern kann man das Ausgabeziel individuell bestimmen. So lassen sich die Vorlagen zunächst scannen und werden dann automatisch als Bilddatei in einem Ordner auf der Festplatte des PCs gespeichert.
Ein Ausdruck erfolgt hierbei nicht. Da auch Textdokumente als Bild abgespeichert werden, bietet es sich an, wieder ein Konvertierungsprogramm, wie zum Beispiel PDF24 zu verwenden. Damit lassen sich Texte und Fotos in ein passendes Dateiformat, wie zum Beispiel PDF, konvertieren.
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