Wie kann man den Tonerverbrauch senken?

Die Verbrauchsmaterialien spielen bei Druckern eine wesentliche Rolle. Bei Laserdruckern kommen neben den regelmäßig zu ersetzenden Ersatzteilen die Tonerkartuschen ins Spiel. Übrigens findet man hier bei FairToner für nahezu jeden Laserdrucker die passenden Tonerkartuschen im Original oder als kompatible Ausführung zu günstigen Preisen. Dennoch soll hier im Ratgeber kurz dargelegt werden, wie man den Tonerverbrauch senken kann.

Elektronische Speicherung und Weitergabe

Bevor man etwas ausdruckt, sollte man sich überlegen, ob man Dokumente und Bilder nicht elektronisch übermitteln kann. Häufig reicht es auch aus, wenn man diese auf der Festplatte, einem USB-Stick oder gar in einer Cloud speichert. Am meisten kann man den Tonerverbrauch natürlich senken, wenn man nicht drucken muss. Nachfolgend sollen aber wirkliche Methoden zum Tonersparen vorgestellt werden.

Sofortmaßnahmen: Druckeinstellungen prüfen und anpassen

Im ersten Schritt sollte man folgende Punkte prüfen:

Man öffnet die Druckereinstellungen (z. B. „Einstellungen → Bluetooth & Geräte → Drucker & Scanner → Drucker auswählen → Druckereigenschaften“)
Ebenso stellt man die Druckqualität auf „Entwurf / Draft“ oder eine niedrigere Qualitätsstufe, wenn es sich um interne oder vorläufige Dokumente handelt
Zusätzlich aktiviert man den Tonersparmodus (Eco / Toner-Saver) im Druckertreiber, falls vorhanden
Man stellt auf Schwarzweiß / Graustufendruck um, wenn Farbe nicht nötig ist (bei Farblaser-Druckern kann das trotzdem Toner für Farbbilder reduzieren)
Dann verwendet man den Duplexdruck (zweiseitig) als Standard, um Papier zu sparen — oft reduziert das auch die benötigte Ausdrucksfläche pro Seite
Man druckt mehrere Seiten pro Blatt (z. B. 2 oder 4 Seiten pro Blatt), wenn es lesbar bleibt

Dokumentvorbereitung — vor dem Druck bewusst optimieren

Bevor man druckt, sollte man folgendes überlegen:

Man überprüft das Dokument im Druckvorschau-Modus und entfernt unnötige Seiten, Leerseiten, Notizen oder Anhänge
Man reduziert großflächige Grafiken und Hintergründe: Man entfernt oder reduziert hochauflösende Bilder, große farbige Flächen und Hintergrundgrafiken
Man verwendet druckerfreundliche Layouts: Schriftgröße nicht kleiner als nötig, aber sparsam mit fetten, großflächigen Hintergründen
Man konvertiert Webseiten / E-Mails zu „druckfreundlichen“ Formaten (z. B. Reader-Ansicht oder „Druckversion“), statt die Seite 1:1 zu drucken
Man nutzt PDF-Optimierung: Beim Speichern als PDF Bilder komprimieren und unnötige Bildauflösung senken

Schriftarten und Gestaltung — Tonerfreundlich arbeiten

Vorteilhaft ist es, wenn man Tonersparende Schriftarten wählt (z. B. Arial oder Calibri statt sehr fetter / verschnörkelter Fonts). Spezielle „EcoFonts“ (z. B. Ryman Eco) enthalten Löcher in den Glyphen und sparen besonders viel Toner. Ebenso sollte man unnötig fette Formatierungen vermeiden: Fettdruck nur gezielt einsetzen, nicht als Standard. Man kann ebenfalls Toner sparen, wenn man Graustufen statt mehrfacher Schwarz-Layer bei Tabellen oder Diagrammen verwendet — so entstehen keine unnötigen Tonerschichten.

Treiber- und Druckerprofil-Optimierung

Druckertreiber und Druckerprofil sollten optimiert werden:

Man erstellt ein oder mehrere Druckprofile im Druckertreiber (z. B. „Entwurf“, „Standard“, „Hochwertig“), damit man schnell das passende Profil für den Verwendungszweck wählen kann
Zusätzlich setzt man Öko-Profil als Standard für alle Benutzer, wenn viele interne Ausdrucke anfallen
Ebenso aktualisiert man die Treiber und Firmware gelegentlich — manchmal bieten neue Treiber bessere Toner- bzw. Verbrauchssteuerung
Man prüft die erweiterten Einstellungen im Hersteller-Treiber (z. B. „Dichte/Intensität“ oder „Toner-Density“) und reduziert die Dichte leicht

Workflow- und Verhaltensänderungen

In Unternehmen kann man durch Änderung des Druckverhaltens Toner einsparen:

Man bündelt Druckaufträge, statt häufig einzelne Seiten zu drucken — Sammeldruck reduziert die Aufwärmzyklen und Testausdrucke
Zusätzlich sollte man vor dem Ausdruck nachdenken, ob E-Mails, Web-Links oder Referenzen lieber digital markiert werden, anstatt diese auszudrucken
Man verwendet Bildschirmnotizen oder digitale Anmerkungen statt Ausdrucke mit handschriftlichen Notizen
Darüber hinaus setzt man Richtlinien im Büro (z. B. Druckkosten informieren, automatische Entwurfs-Einstellung) — oft senkt das Bewusstsein den Verbrauch spürbar
Man ermöglicht gemeinschaftliche Drucker / zentrale Druckbereiche, statt viele Einzelgeräte zu betreiben (zentrale Geräte sind oft effizienter)

Hardware-Entscheidungen und Verbrauchsmaterialien

Nicht unwichtig beim Tonerverbrauch ist die Entscheidung über die richtige Hardware:

Man verwendet Toner-Kartuschen mit hoher Kapazität (High Yield) — diese haben meist geringere Kosten pro Seite
Alternativ prüft man kompatible oder wiederbefüllte Toner: Diese sind günstiger, können aber je nach Hersteller und Qualität Schwankungen in Druckqualität und Laufzeit bringen — Vor- und Nachteile abwägen
Man kauft nach dem empfohlenen Kartuschentyp für das Modell; minderwertige Kartuschen können zu Mehrverbrauch und Schäden führen
Ebenso erwägt man einen Austausch des Geräts, wenn das Gerät sehr alt und ineffizient ist — moderne Laserdrucker sind oft effizienter

Wartung, Kalibrierung und Druckqualität kontrollieren

Regelmäßig sollte man seinen Laserdrucker reinigen und warten. Dies führt ebenfalls zu einer Einsparung beim Tonerverbrauch:

Man reinigt das Gerät regelmäßig (insbesondere Bildtrommel und Übertragungsrollen), denn Verschmutzung kann zu Mehrfachdruck oder Nachdruck führen
Danach führt man sogenannte Trommel- und Tonerdiagnosen durch und überprüft, ob die Bildtrommel oder andere Komponenten ersetzt werden müssen — verschlissene Teile erhöhen Verbrauch und schlechte Qualität
Man kalibriert den Drucker, wenn er dies anbietet; dadurch wird unnötiges Nachdrucken wegen falscher Farbdichte reduziert
Zusätzlich kontrolliert man die Resttoneranzeige und plant einen Kartuschenwechsel rechtzeitig, um Testdrucke zu vermeiden

Monitoring und Auswertung

Weitere Maßnahmen zur Kontrolle:

Man aktiviert / prüft das Drucker-Reporting (Seitenzähler, Verbrauchsstatistiken im Webinterface oder in der Verwaltungssoftware)
Es lohnt sich, regelmäßig die Nutzungsdaten (z. B. Seiten pro Monat, Verteilung Farbe/Schwarzweiß) zu analysieren und passt Richtlinien entsprechend an
Auch kann man Benutzerkontingente oder Authentifizierungsdrucke (z. B. Pull-Printing) setzen, damit nur wirklich benötigte Ausdrucke abgeholt werden

Spezielle Maßnahmen für Farb-Laserdrucker

Bei Farb-Laserdruckern sollte man die nachfolgenden Punkte in Erwägung ziehen:

Man reduziert die Farbintensität bei farbigen Dokumenten und nutzt gezielt CMYK-Einstellungen, statt immer im Vollton zu drucken
Vorteilhaft ist es, wenn man vektorbasierte Grafiken verwendet, statt hochauflösender Rasterbilder, wenn möglich — diese sind bei Dokumenten meist sparsamer
Man vermeidet Vollseiten-Farbhintergründe in Präsentationen und Flyers für interne Verwendungen

Prüfung der Einsparungen und Feinjustierung

Man testet vor und nach möglichen Änderungen (z. B. 50 Seiten mit Standardprofil vs. Eco-Profil) und vergleicht die Seiten pro Kartusche bzw. Tonerverbrauch. Ebenso kann man die Einstellungen schrittweise anpassen (z. B. Dichte um 5–10 % reduzieren) und prüfen, ob die Lesbarkeit akzeptabel bleibt. Schließlich dokumentiert man sinnvolle Standard-Profile und schult Benutzer kurz, wie und wann diese zu nutzen sind.