Mit einer Fax-Weiterleitung kann man eingehende Faxe nicht nur an eine andere Nummer oder E-Mail, sondern auch an ein anderes Gerät senden. Dabei hängt die Einrichtung einer Fax-Weiterleitung von der Art des Faxgeräts oder der Faxsoftware ab, die man verwendet. Hier im Ratgeber sind allgemeine Schritte zur Einrichtung einer Fax-Weiterleitung aufgeführt.
Verständnis der Fax-Weiterleitung
Zuerst sollte man verstehen, wie die Fax-Weiterleitung funktioniert und was man damit erreichen möchte. Beispielsweise kann man eingehende Faxe an eine andere Faxnummer oder an eine E-Mail-Adresse weiterleiten.
Erforderliche Informationen sammeln
Man benötigt zunächst die Ziel-Faxnummer oder die E-Mail-Adresse, an die die Faxe weitergeleitet werden sollen. Bei einer neuen Ziel-Faxnummer kann sich dahinter auch ein anderes Faxgerät verbergen.
Zugriff auf die Fax-Einstellungen
Man muss auf die Einstellungen des Faxgeräts, eines Multifunktionsdruckers oder einer Faxsoftware zugreifen. Dies kann über das Bedienfeld des Faxgeräts, Druckers oder die Faxsoftware auf dem Computer erfolgen.
Fax-Weiterleitung aktivieren
Man sucht in den Einstellungen nach der Option zur Fax-Weiterleitung oder zum Fax-Routing. Danach wird die Option aktiviert.
Beispielsweise geht man bei einem Brother Multifunktionsdrucker in folgender Weise vor:
- Auf dem Bedienfeld des Druckers geht man zu den Einstellungen und dort zu „Alle Einstellungen“
- Hier wählt man „Fax“ und „Empfangseinstellungen“
- Dann wählt man „Speicherempfang“ und drückt dort auf „Fax weiterleiten“
- Nun kann man „Manuell“ auswählen und gibt hier die bis zu 20 Zeichen lange Faxweiterleitungsnummer ein. Es kann sich auch um eine E-Mail-Adresse handeln. Mit OK wird dies bestätigt
- Ist die neue Zielfaxnummer schon auf dem Drucker gespeichert, kann man diese mit den Pfeiltasten auswählen
Überprüfen der Weiterleitungseinstellungen
Man sollte sicherstellen, dass die gewünschten Weiterleitungseinstellungen konfiguriert sind. Man kann entscheiden, alle eingehenden Faxe weiterzuleiten oder nur bestimmte Faxe basierend auf bestimmten Kriterien wie Absender oder Schlüsselwörter.
Testen der Weiterleitung
Nun sendet man ein Testfax an die Faxnummer, um sicherzustellen, dass die Weiterleitung korrekt funktioniert. Hierbei kann man auch die weitergeleiteten Faxe in der E-Mail oder an der Ziel-Faxnummer überprüfen.
Verwaltung der Weiterleitung
Es ist wichtig, dass man die Weiterleitungseinstellungen regelmäßig überprüft und aktualisiert, wenn sich die Anforderungen ändern.
Sicherheit und Datenschutz beachten
Wenn man Faxe an eine E-Mail-Adresse weiterleitet, sollte man darauf achten, dass sensible Informationen geschützt sind, da E-Mails potenziell unsicher sein können. Notfalls kann man eine Verschlüsselung oder andere Sicherheitsmaßnahmen nutzen, wenn dies erforderlich ist.
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