Wie kann man ein Dokument scannen und per E-Mail versenden?

Gescannte Dokumente kann man sehr gut per E-Mail verschicken. Worauf man hierbei achten muss, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.

Vorbereitungen

Folgende Prüfungen:

Man prüft, ob man einen Multifunktionsdrucker / Scanner, ein Smartphone oder nur den PC zur Verfügung hat
Danach entscheidet man, ob man direkt vom Drucker scannen und versenden möchte (wenn der Drucker eine „Scan-to-Email“-Funktion hat) oder ob man zuerst auf den PC / Smartphone scannt und die Datei dann per E-Mail verschickt
Nun sorgt man dafür, dass der Scanner eingeschaltet ist, mit Strom versorgt und mit dem selben Netzwerk wie der PC oder das Smartphone verbunden ist (sofern Netzwerkfunktionen genutzt werden)
Man legt das Dokument sauber, faltenfrei und in der richtigen Orientierung auf den Vorlagenglas-Scanner oder in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF)

Multifunktionsdrucker unterstützen häufig die Scan-to-Email Funktion. Hierbei geht man wie folgt vor:

Man überprüft das Bedienfeld des Druckers und wählt „Scannen“ oder „Scan to E-Mail“
Falls erforderlich, wählt man „E-Mail“ als Zieltyp
Nun gibt man die Empfänger-E-Mail-Adresse ein (ggf. mehrere Adressen, Komma- oder Semikolon-getrennt)
Danach wählt man das Dateiformat (empfohlen: PDF für Dokumente, JPEG für Fotos)
Man stellt die Auflösung ein (z. B. 200–300 dpi für Textdokumente; 300–600 dpi für detaillierte Grafiken oder hochwertige Scans)
Anschließend kann man Farbig/Schwarzweiß oder Graustufen auswählen
Danach startet man den Scanvorgang (Taste Start, Scan o. ä.)
Der Drucker sendet die Datei direkt per SMTP
Wenn das Gerät nach SMTP-Einstellungen fragt, hat man zuvor die SMTP-Daten (SMTP-Server, Port, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung TLS/SSL) in den Drucker-Einstellungen hinterlegt
Man prüft auf dem Empfänger-Account, ob die E-Mail angekommen ist
Falls die E-Mail nicht gesendet wird, prüft man die SMTP- und Netzwerk-Einstellungen im Drucker

Hierfür gibt es mehrere Methoden.

Man verbindet den Scanner per USB oder stellt sicher, dass er im selben Netzwerk wie der PC ist
Jetzt öffnet man die Scannen-App: Start → „Scannen“ eingeben → Scannen auswählen (Windows-App)
Man wählt im App-Fenster den richtigen Scanner / Drucker aus
Jetzt wählt man das Dateiformat (PDF empfohlen für mehrseitige Dokumente; JPEG/PNG für Einzelbilder)
Man stellt die Auflösung (dpi) ein: 200–300 dpi für Text, 300–600 dpi für hochwertige Bilder
Ebenso wählt man Farbe / Graustufen / Schwarzweiß je nach Dokument
Danach legt man die Seite auf den Scanner oder in den ADF und klickt auf „Scannen“
Bei mehreren Seiten wiederholt man den Vorgang oder verwendet den ADF, sofern vorhanden
Man speichert die Datei an einem leicht zu findenden Ort, z. B. Dokumente/Scans/MeinScan.pdf

Man öffnet Outlook
Danach klickt man auf „Neue E-Mail“
Jetzt trägt man Empfängeradresse, Betreff und Nachrichtentext ein
Nun klickt man auf „Einfügen → Datei anhängen“ (oder Büroklammer-Symbol) und wählt die gespeicherte Scan-Datei aus
Man prüft die Dateigröße (mehrere Seiten in hoher Auflösung können groß werden; evtl. Qualität/Kompression anpassen)
Abschließend klickt man auf „Senden“

Man öffnet das Webmail im Browser (z. B. Gmail)
Nun klickt man auf „Neue Nachricht / Compose“
Jetzt trägt man Empfänger, Betreff und Nachricht ein
Man klickt auf das Büroklammer-Symbol oder „Anhängen“ und wählt die Scan-Datei aus
Danach wartet man, bis die Datei hochgeladen ist, und klickt auf „Senden“

Man installiert die Scanner/Drucker-Software des Herstellers (falls nicht vorhanden)
Danach startet man das Hersteller-Tool (z. B. HP Smart, Epson Scan, Canon IJ Scan Utility)
Nun wählt man „Scannen → Dokument“ und konfiguriert Format, Auflösung und Ziel (lokale Datei oder E-Mail)
Manche Tools bieten direktes Versenden per E-Mail an — man wählt „Senden als E-Mail“ oder „E-Mail/Share“ und gibt die Empfängeradresse ein
Falls das Tool die E-Mail nicht direkt versendet, speichert man die Datei und fügt sie an eine E-Mail wie oben beschrieben an

Beim Scannen sollte man folgendes beachten:

Man öffnet die Kamera, positioniert das Dokument flach und fotografiert es von oben
Hierbei achtet man auf gute Beleuchtung, vermeidet Schatten und hält die Kamera parallel zur Seite
Danach schneidet man das Foto zu und speichert es als Bilddatei
Nun öffnet man die E-Mail-App, erstellt eine neue Nachricht und hängt das Bild an

Man installiert eine Scanner-App wie Microsoft Lens, Adobe Scan oder die Hersteller-App des Druckers
Danach startet man die App, wählt Dokument und macht ein Foto; die App korrigiert Perspektive, Kontrast und kürzt automatisch
Jetzt fügt man bei Bedarf mehrere Seiten hinzu und speichert als PDF
Man teilt die PDF direkt aus der App via „Teilen → E-Mail“, oder speichert lokal und hängt sie an eine E-Mail-Nachricht

Lesbarkeit und Dateigröße (Auflösung) stehen in einem besonderen Verhältnis. Hierbei ist Folgendes zu beachten:

Man wählt PDF für mehrseitige Dokumente; JPEG für einzelne Fotos
Für Textdokumente reicht oft 200–300 dpi – das reduziert die Dateigröße, bleibt aber gut lesbar
Man nutzt Graustufen oder Schwarzweiß für reine Textseiten, um Platz zu sparen
Bei zu großen Dateien reduziert man die dpi, konvertiert in eine komprimierte PDF oder teilt das Dokument in mehrere E-Mails / Dateien
Man kann PDF-Optimierungs-Tools verwenden, um die Größe vor dem Versenden zu verringern

Man prüft vor dem Versenden den Inhalt auf vertrauliche Informationen (Personalausweisnummern, Kontodaten) und schwärzt diese gegebenenfalls digital aus
Ebenso verschlüsselt man die E-Mail oder die Datei, wenn vertrauliche Informationen über das Internet versendet werden sollen (z. B. passwortgeschützte PDF, E-Mail-Verschlüsselung)
Wenn man eine passwortgeschützte PDF erstellt, teilt man das Passwort getrennt (z. B. per Telefon oder separate Nachricht)

Scanqualität schlecht / Text unscharf: Man erhöht dpi, reinigt das Vorlagenglas, legt das Dokument gerade und stellt Fokus / Kontrast höher
Datei zu groß zum Senden: Man reduziert Auflösung, wählt Graustufen, komprimiert die PDF oder lädt die Datei in einen Cloud-Speicher und sendet einen Link
Scanner wird am PC nicht erkannt: Man überprüft Kabel / WLAN, installiert den neuesten Treiber und startet Scanner- und PC-Software neu
E-Mail mit Anhang wird blockiert: Manche Mail-Provider blockieren große Anhänge (>25 MB) oder bestimmte Dateitypen; man verwendet Cloud-Freigabe (OneDrive, Google Drive) und sendet stattdessen einen Link
Scanner-App erkennt Seiten nicht korrekt: Man korrigiert die Ecken manuell in der App oder macht ein neues Foto mit besserer Beleuchtung