Wie kann man den Druckerstatus ändern?

Mit „Druckerstatus ändern“ meint man meist: Drucker von Offline → Online bringen, einen pausierten Drucker wieder starten / fortsetzen, Druckaufträge anhalten / fortsetzen, oder den Drucker als Standard setzen. Die folgenden Schritte zeigen alle gängigen Wege — von einfach (GUI) bis fortgeschritten (Dienste / PowerShell). Anzumerken ist, dass man für einige Schritte Administratorrechte benötigt.

Schnellcheck: Grundsätzliches

Im ersten Schritt sollte man folgendermaßen vorgehen:

Man prüft, ob der Drucker eingeschaltet und verbunden ist (USB, Netzwerk, WLAN)
Danach stellt man sicher, dass kein Hardwarefehler (Papierstau, leerer Toner) vorliegt
Nun startet man zuerst den Drucker und PC neu — das behebt viele Statusprobleme sofort

Über die Einstellungen (einfach, empfohlen)

Zunächst sollte man über die Einstellungen gehen:

Man öffnet „Einstellungen → Bluetooth & Geräte → Drucker & Scanner“
Dann klickt man auf den betreffenden Drucker
Nun klickt man auf „Druckwarteschlange öffnen“
Man gelangt zum Fenster der Druckerwarteschlange
Wenn ein Auftrag angehalten ist: Rechtsklick auf den Auftrag → Fortsetzen oder Abbrechen
Wenn oben im Menü Drucker eine Option „Druckvorgang fortsetzen“ oder „Alle Dokumente fortsetzen“ angezeigt wird, wählt man diese
Falls „Drucker → Drucker anhalten“ aktiviert ist, klickt man dort, damit der Drucker wieder fortsetzt
Man prüft, ob der Status nun Bereit / Online anzeigt

Über das Kontextmenü aus „Geräte und Drucker“ (klassische Methode)

Eine Alternative bietet das Kontextmenü:

Man öffnet die Systemsteuerung („Start → Systemsteuerung“ suchen) → „Geräte und Drucker“
Wenn man den Drucker gefunden hat, macht einen Rechtsklick und wählt „Druckaufträge anzeigen“
Über das Menü Drucker kann man nun den Status auswählen
„Drucker verwenden → Drucker online verwenden“ (bzw. „Als offline verwenden“ umgekehrt) deaktivieren / aktivieren
„Drucker anhalten / Druckaufträge fortsetzen“ auswählen
Nach Änderungen testet man mit einer Testseite („Rechtsklick → Druckereigenschaften → Testseite drucken“)

Wenn der Drucker als „Offline“ angezeigt wird — „Use Printer Offline“ aufheben

Bei einem Offline-Drucker geht man wie folgt vor:

In der Druckwarteschlange wählt man oben das Menü „Drucker“
Man entfernt das Häkchen bei „Drucker offline verwenden“ (oder „Als offline verwenden“)
Wenn das Häkchen nicht auswählbar ist oder der Drucker weiterhin offline bleibt, sollte man den Spooler neu starten oder Netzwerktests durchführen (siehe weiter unten)

Netzwerkdrucker: IP/Verbindung prüfen

Bei Netzwerkdruckern prüft man den Druckerstatus wie folgt:

Man pingt die IP-Adresse des Druckers in der Eingabeaufforderung
ping drucker-ip
Antwortet der Drucker nicht, überprüft man Router / Drucker-WLAN / LAN-Verbindung
Man vergewissert sich, dass auf dem Drucker die Netzwerkschnittstelle aktiv ist (am Gerät Menü prüfen)
Falls der Drucker per Hostname eingebunden ist, testet man alternativ mit der IP-Adresse in den Druckereinstellungen

Druckspooler-Dienst neu starten (häufige Ursache)

Für die Verwaltung des Druckspooler-Dienstes sind meist Administratorrechte erforderlich. Dabei geht man wie folgt vor:

Man drückt „Windows-Taste + R“, tippt „services.msc“ und bestätigt mit Enter
Nun öffnet sich das Fenster „Druckwarteschlange (Print Spooler)“
Danach klickt man rechts → „Neu starten“

Alternative per Eingabeaufforderung (Admin):

Man öffnet die Eingabeaufforderung als Administrator
Man führt die nachfolgenden Befehle aus
net stop spooler
del /Q /F %windir%\System32\spool\PRINTERS\*
net start spooler
Erklärend: Man stoppt den Dienst, löscht hängende Druckaufträge aus dem Spool-Ordner (sicherstellen, dass der Dienst gestoppt ist) und startet den Dienst neu

Drucker anhalten / fortsetzen (konkret)

In der Druckwarteschlange wählt man „Drucker → Drucker anhalten“ oder „Drucker → Drucker fortsetzen“ je nachdem. Alternativ: Rechtsklick auf einzelne Aufträge → „Anhalten / Fortsetzen“.

Drucker als Standard setzen (kann Statusprobleme umgehen)

„Einstellungen → Bluetooth & Geräte → Drucker & Scanner“
Auf den Drucker klicken → „Als Standard festlegen“

Tipp: Windows 11 kann automatisch den zuletzt verwendeten Drucker als Standard setzen; diese Option kann in den Einstellungen deaktiviert werden, wenn man einen festen Standard bevorzugt.

Treiber- / Port-Probleme prüfen (fortgeschritten)

Bei möglichen Treiber- und Portproblemen:

Man öffnet „Systemsteuerung → Geräte und Drucker → Druckservereigenschaften → Treiber“, um veraltete Treiber zu entfernen
Hier installiert man den aktuellen Treiber vom Hersteller (Modell genau wählen)
Bei Netzwerkdruckern überprüft man unter „Druckereigenschaften → Anschlüsse“, ob der richtige Port (z. B. TCP/IP-Port mit korrekter IP) eingestellt ist. Falscher Port kann zu „Offline“-Status führen

PowerShell: Status anzeigen (sicher) / fortgeschrittene Aktionen

Über die PowerShell geht man wie folgt vor:

Man öffnet PowerShell als Administrator
Man listet den Drucker und den Status
Get-Printer | Format-Table Name, PrinterStatus, WorkOffline -AutoSize
Mit dieser Abfrage sieht man, welche Drucker offline / online bzw. im Offline-Modus sind

Fortgeschrittene Änderungen per PowerShell (nur, wenn man mit PowerShell vertraut ist): Man kann Drucker entfernen / neu hinzufügen oder Spooler-Dienst per „Restart-Service -Name Spooler“ neu starten. (Direktes Umschalten „Offline → Online“ per PowerShell ist möglich, erfordert genaue Kenntnis der Parameter; wenn man sich unsicher ist, nutzt man die GUI oder den Spooler-Neustart.)

Wenn der Drucker immer wieder offline geht — was man noch prüft

Firewall / Antiviren-Software testweise kurz deaktivieren (nur zur Fehlersuche)
Router / Netzwerkgeräte neu starten
Firmware-Update für den Drucker (Hersteller-Webseite)
Bei freigegebenen Druckern: Freigabe- und Berechtigungseinstellungen prüfen (auf Host-PC)
Event Viewer (Ereignisanzeige) prüfen: „Windows-Protokolle → System / Anwendung“ nach Print-Fehlern durchsuchen

Letzter Ausweg: Drucker entfernen und neu hinzufügen

Man geht folgendermaßen vor:

„Einstellungen → Drucker & Scanner → Drucker auswählen → Gerät entfernen“
PC neu starten
Drucker wieder hinzufügen: „Drucker oder Scanner hinzufügen“ → ggf. „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgeführt“ → IP-Adresse oder manuelle Optionen verwenden