Im Folgenden wird ausführlich und schrittweise beschrieben, wie E-Mail-to-Print (Drucken per E-Mail) eingerichtet wird. Die Anleitung ist hersteller- und plattformneutral und unterscheidet zwischen Cloud-basierten, druckerinternen und serverbasierten Lösungen.
Grundverständnis klären
Es wird festgehalten, dass „E-Mail-to-Print“ bedeutet, dass ein Dokument als E-Mail-Anhang an eine definierte E-Mail-Adresse gesendet wird. Der Drucker oder ein zwischengeschalteter Dienst verarbeitet die E-Mail automatisch und gibt den Druckauftrag aus. Dabei wird berücksichtigt, dass der Druck direkt erfolgen kann oder erst nach Freigabe / Authentifizierung (sicheres Drucken).
Voraussetzungen prüfen
Folgende Voraussetzungen sind zu prüfen:
- Es wird geprüft, ob der Drucker „E-Mail-to-Print“ nativ unterstützt
- Man entscheidet, ob ein „Cloud-Dienst“ (z. B. Herstellerportal), oder ein „interner Mail-/Printserver“ genutzt werden soll
- Danach stellt man sicher, dass eine funktionierende Internetverbindung besteht
- Ebenso muss ein „E-Mail-Konto“ verfügbar ist
- Man prüft, ob unterstützte Dateiformate vorhanden sind (z. B. PDF, DOCX, JPG)
- Administratorrechte für Drucker, Server oder Cloudportal werden bereitgehalten
Variante A: E-Mail-to-Print über Hersteller-Cloud einrichten (empfohlen)
Im ersten Schritt muss der Drucker registriert werden:
- Es wird die Weboberfläche oder das Cloud-Portal des Druckerherstellers aufgerufen
- Der Drucker wird dort registriert oder hinzugefügt
- Anschließend wird der Drucker mit einem Benutzerkonto verknüpft
Jetzt wird die E-Mail-Adresse zugewiesen:
- Im Cloud-Portal wird die Funktion „E-Mail-to-Print“ aktiviert
- Dem Drucker wird eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen (z. B. druckername@print.example.com)
- Diese Adresse wird dokumentiert
Nun muss die Sicherheit konfiguriert werden:
- Es wird festgelegt, wer drucken darf: alle Absender oder nur freigegebene E-Mail-Adressen
- Optional wird ein PIN-Code, eine Benutzerfreigabe oder Pull-Printing aktiviert
Variante B: E-Mail-to-Print direkt am Drucker einrichten
Zuerst wird der E-Mail-Server konfiguriert:
- Es wird das Admin-Webinterface des Druckers geöffnet
- Der Bereich E-Mail / SMTP-Einstellungen wird aufgerufen
- Ein SMTP-Server wird eingetragen (z. B. Firmen-Mailserver)
- Authentifizierungsdaten und Verschlüsselung (TLS) werden gesetzt
Jetzt wird die E-Mail-Druckfunktion aktiviert:
- Die Funktion „Drucken per E-Mail“ wird aktiviert
- Es wird eine interne oder externe E-Mail-Adresse definiert
- Nun wird festgelegt, welche Anhänge gedruckt werden
- Gleichfalls legt man fest, ob der E-Mail-Text ignoriert wird
Der Zugriff wird eingeschränkt. Dabei wird eine Absenderliste (Whitelist) gepflegt. Unerlaubte Absender werden automatisch blockiert.
Variante C: E-Mail-to-Print über internen Server
Im ersten Schritt wird das Mailkonto eingerichtet:
- Auf dem Mailserver wird ein dediziertes Postfach erstellt (z. B. print@firma.local)
- Der Zugriff wird auf einen Printdienst beschränkt
Nun wird der Druckdienst konfiguriert:
- Ein E-Mail-to-Print-Dienst oder Skript wird installiert
- Der Dienst überwacht das Postfach
- Ebenso werden extrahierte Anhänge überprüft
- Die Anhänge werden an einen definierten Drucker gesendet
- Der Druck erfolgt über IPP, Druckserver oder Warteschlange
Jetzt werden die Sicherheitsregeln definiert:
- Es wird festgelegt, welche Dateitypen erlaubt sind
- Man beachtet die maximale Dateigröße
- Ebenso wird die Benutzerzuordnung geregelt
- Optional wird eine manuelle Freigabe erforderlich gemacht
Unterstützte Dateiformate festlegen
Es wird geprüft, welche Formate der Drucker unterstützt. Üblicherweise werden erlaubt:
- PDF (empfohlen)
- DOCX, XLSX, PPTX
- JPG, PNG
Nicht unterstützte Formate werden automatisch abgelehnt.
Testdruck durchführen
Für einen Testdruck wird eine Test-E-Mail erstellt. Ebenfalls wird ein unterstützter Anhang (z. B. PDF) beigefügt. Die E-Mail wird an die Drucker-Adresse gesendet. Dabei wird geprüft, ob der Druck sofort erfolgt oder eine Freigabe am Gerät notwendig ist.
Fehlerbehebung
Falls kein Druck erfolgt:
- wird das E-Mail-Postfach geprüft
- werden Spam-Filter kontrolliert
- wird das Druckerprotokoll eingesehen
Es wird geprüft, ob:
- das Dateiformat unterstützt wird
- der Absender berechtigt ist
- der Drucker online ist
Sicherheitsempfehlungen
Es wird empfohlen:
- Öffentliche E-Mail-Adressen werden vermieden
- Es wird immer Absenderbeschränkung, Verschlüsselung sowie Authentifizierung aktiviert
- Für sensible Umgebungen wird Secure / Pull Printing genutzt
Fazit:
Nach Abschluss dieser Schritte ist E-Mail-to-Print erfolgreich eingerichtet. Dokumente können nun orts- und plattformunabhängig per E-Mail gedruckt werden – je nach Konfiguration automatisch oder sicher freigegeben.
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