Wie kann man ein Fax per E-Mail versenden?

Mittlerweile ist es möglich, Faxe auf einfache Weise per E-Mail zu versenden. Wie man dabei vorgeht, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.

Grundprinzip (kurz)

Man erstellt eine E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse des Fax-Anbieters, die aus der Faxnummer des Empfängers und der Domain des Anbieters besteht (z. B. „0049123456789@anbieter.de“ oder „49123456789@faxdienst.com“ — das Format hängt vom Anbieter ab). Dann hängt man das zu sendende Dokument als Anhang an (PDF, TIFF o.ä.). Der Dienst wandelt die E-Mail / Anhänge in ein Fax um und überträgt es an die Fax-Leitung des Empfängers.

Vorbereitungen

Zu Beginn muss man sich entscheiden, welche Lösung man nutzt:

Ein Online-Faxdienst mit E-Mail-zu-Fax-Funktion (häufigste Variante)
Eine firmeninterne E-Mail-zu-Fax-Gateway-Lösung (bei größeren Unternehmen)
Ein Faxgerät / Multifunktionsgerät mit E-Mail-Integration (wenn der Anbieter E-Mail-to-Fax unterstützt)

Man registriert sich beim gewählten Faxdienst und notiert die spezifische Sende-Adresse bzw. das erforderliche Format (meist in der Hilfe / FAQ des Dienstes beschrieben). Nun überprüft man, welche Dateitypen und maximale Dateigröße der Anbieter akzeptiert (üblich: PDF, TIFF; Max. 5–25 MB je nach Dienst). Man scannt oder erzeugt das Dokument in guter Qualität (als PDF) und stellt sicher, dass Seitenreihenfolge, Orientierung (Hoch-/Querformat) und Lesbarkeit stimmen.

Faxnummer korrekt formatieren

Man muss die Faxnummer richtig formatieren:

Man verwendet für Auslandssendungen die internationale Schreibweise ohne führende „+“ oder „00“ — das hängt vom Dienst ab, also immer die Anleitung des Anbieters prüfen
Es gibt bestimmte Regeln
Ländervorwahl voran (z. B. Deutschland = 49)
Keine Klammern, Leerzeichen, Bindestriche oder führende 0 der Ortsnetzkennzahl
Beispiel (Deutschland, Berliner Nummer 030 123456): 4930123456 oder 004930123456 — je nach Anbieter
Man liest die Dokumentation des Dienstes, welches Format (mit/ohne Ländervorwahl, mit „@faxanbieter“) erwartet wird

E-Mail erstellen — Schritt für Schritt

So erstellt man eine E-Mail für eine Faxnachricht:

Man öffnet das E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Gmail)
Unter der Option „An“ trägt man die Sendeadresse des Faxdienstes ein — zusammengesetzt aus der Faxnummer des Empfängers und der Domain des Anbieters (z. B. 4930123456@faxanbieter.example)
Unter „Betreff“ schreibt man, falls gewünscht, einen Betreff, der oft als Deckblatt / Betreff im Fax erscheint. Viele Dienste verwenden den E-Mail-Betreff als Text auf dem Deckblatt
Unter „E-Mail-Text“ schreibt man eine kurze Nachricht, die als Deckblatttext (Cover Page) benutzt werden kann. Manche Dienste ignorieren den E-Mail-Body, andere übernehmen ihn vollständig. Falls eine Deckseite erwünscht ist, empfiehlt es sich, die wichtigsten Informationen in den E-Mail-Text zu schreiben (Absendername, Empfänger, Grund des Faxes)
Unter „Anhänge“ hängt man das/die Dokument(e) in der unterstützten Dateiform an. Reihenfolge beachten: Manche Dienste schicken Anhänge in der Reihenfolge, wie sie angehängt wurden
Man fasst mehrere Seiten in einem einzigen PDF zusammen, wenn alle Seiten zusammengeschickt werden sollen
Es gibt noch zusätzliche Optionen
Manche Dienste akzeptieren besondere Header / Parameter (z. B. faxpages=2) oder spezielle Empfängerformate für Priorität / Codec — nur verwenden, wenn dokumentiert
Unter „Absenden“ sendet man die E-Mail ab

Bestätigung und Nachverfolgung

In aller Regel wartet man auf die Sende-Bestätigung vom Faxdienst per E-Mail (erfolgreich / fehlgeschlagen). Danach prüft man eingehende Bestätigungs-E-Mails (evtl. Spam-Ordner). Die Bestätigung enthält meist Sendezeit, Empfängernummer und Status. Falls der Dienst ein Web-Portal hat, man meldet sich an und überprüft dort Sendeprotokolle und Details.

Beispiele für typische Abläufe (konkret, aber allgemein)

Folgende Beispiel sollen den Ablauf verdeutlichen:

Beispiel A (einfaches Deckblatt per E-Mail):

An: 4930123456@meinfaxdienst.de
Betreff: „Rechnung März 2025 — Musterfirma“
Body: „Bitte weiterleiten an Frau Müller. Absender: Max Mustermann, Firma XY, Tel. 0123/456789.“
Anhang: Rechnung_Maerz2025.pdf
Absenden → Bestätigung abwarten.

Beispiel B (mehrseitiges Dokument):

Man fügt alle Seiten in einem PDF zusammen (Seiten 1–5), hängt nur diese Datei an und sendet wie oben; der Dienst wandelt das PDF in ein mehrseitiges Fax um.

Alternative Wege

Weitere Möglichkeiten bestehen in folgender Form:

Fax per E-Mail über eine Unternehmens-Gateway:

Man sendet an eine interne Adresse im Format 4930123456@company-fax.example — die firmeninterne Infrastruktur routet die E-Mail an das Faxnetz. Vorgehen ansonsten identisch.

Fax mit Multifunktionsgerät (MFP) via E-Mail:

Man legt Dokument am MFP ein, wählt „Senden als E-Mail an Faxdienst“ oder scannt zu E-Mail-Adresse 4930123456@faxservice (nur wenn das Gerät diesen Service konfiguriert hat).

Software/Apps des Anbieters:

Manche Anbieter bieten Desktop-Apps oder Mobile-Apps, mit denen man Dateien direkt an eine Faxnummer senden kann; die E-Mail-Methode bleibt aber analog.

Häufige Fehler & Troubleshooting

Bei möglichen Fehlern kann man wie folgt vorgehen:

Kein Bestätigungs-E-Mail:

Man prüft den Spam-Ordner
Man kontrolliert, ob die E-Mail korrekt zugestellt wurde (Sendebericht im Mail-Client)

Fax kommt beim Empfänger nicht an:

Man prüft das Nummernformat (Ländervorwahl, keine führende 0)
Man kontaktiert den Faxdienst-Support mit Sendeprotokoll/ID

Anhänge werden nicht konvertiert / ungültiges Format:

Man wandelt die Datei in PDF / TIFF um (PDF ist am zuverlässigsten)
Man reduziert die Dateigröße, falls Limit überschritten

Schlechte Lesbarkeit beim Empfänger:

Man erhöht die Scan-Auflösung (300 dpi für Text ist üblich)
Man verwendet Schwarzweiß-PDFs statt Farbbilder, falls Kompatibilitätsprobleme bestehen

Seitenreihenfolge falsch:

Man überprüft die Reihenfolge im PDF vor dem Senden oder hängt Einzeldokumente in richtiger Reihenfolge an.

Sicherheit & Datenschutz

Bei einer Faxübersendung sollte man auch den Datenschutz überwachen:

Man wählt einen seriösen Anbieter mit Verschlüsselung (TLS) beim E-Mail-Transport und sicheren Übertragungswegen
Ebenso vermeidet man das Versenden sensibler personenbezogener Daten, wenn der Dienst keine End-to-End-Verschlüsselung garantiert
Man nutzt bei Bedarf passwortgeschützte PDFs und informiert den Empfänger separat über das Passwort (nicht im selben Fax / derselben E-Mail)
Schließlich prüft man die Datenschutz- / Aufbewahrungsrichtlinien des Anbieters (z. B. Speicherfristen, Zugriff durch Dritte) — relevant speziell bei personenbezogenen Daten (DSGVO)