Wie kann man einen Drucker für Scan-to-Email mit Microsoft 365 einrichten?

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Wenn man einen Multifunktionsdrucker so einrichten möchte, dass gescannte Dokumente per E-Mail versendet werden, nutzt man in der Regel das SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol). Dieses dient dazu, E-Mails über ein Netzwerk zu übertragen. Solche Geräte können zwar E-Mails erzeugen, sie können diese aber nicht selbst zustellen — deshalb sendet man sie über Microsoft 365 bzw. Office 365 weiter.

Was ist Scan-to-Email?

Die Funktion „Scan-to-Email“ ermöglicht das direkte Versenden eingescannter Dokumente als E-Mail-Anhang über einen Multifunktionsdrucker, ohne dass ein PC erforderlich ist. Der Prozess erfordert die Einrichtung von SMTP-Zugangsdaten (Server, Port, Benutzer) in der Weboberfläche des Druckers. Danach wird das Dokument eingelegt, die Empfängeradresse ausgewählt und der Scan gesendet.

Voraussetzungen schaffen

Bevor man mit der Einrichtung beginnt, stellt man sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:

Man richtet ein Microsoft-365-E-Mailkonto ein oder verwendet ein vorhandenes Postfach für den Drucker
Nun aktiviert man bei Bedarf die SMTP-Authentifizierung im Microsoft-365-Adminbereich, damit sich der Drucker anmelden darf
Jetzt stellt man sicher, dass der Drucker Netzwerkzugriff auf den Mailserver hat
Man verwendet idealerweise ein eigenes Konto (z. B. scanner@firma.de), damit die Nutzung übersichtlich bleibt

Typische SMTP-Daten für Microsoft 365 sind beispielsweise:

Server: smtp.office365.com
Port: 587 (empfohlen)
Verschlüsselung: TLS / STARTTLS aktiviert
Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
Passwort: Kennwort des Kontos

Diese Werte sind Standardempfehlungen für die SMTP-Clientübermittlung.

Weboberfläche des Druckers aufrufen

Zur eigentlichen Einrichtung geht man üblicherweise folgendermaßen vor:

Man öffnet einen Webbrowser am Computer
Danach gibt man die IP-Adresse des Druckers in die Adresszeile ein
Jetzt meldet man sich mit Administrator-Zugangsdaten an
Man navigiert zu den Einstellungen für „E-Mail“, „Scan/Digital Send“ oder „SMTP“

So greift man auf die Konfigurationsoberfläche zu, in der man Versandfunktionen aktivieren kann.

Scan-to-Email aktivieren

Nun richtet man die Funktion ein:

Man aktiviert die Option „Senden per E-Mail“ bzw. „Send to Email“
Jetzt öffnet man den Assistenten zur Einrichtung des SMTP-Servers
Anschließend gibt man den SMTP-Servernamen ein (z. B. smtp.office365.com)
Man aktiviert die SSL/TLS-Verschlüsselung
Nun trägt man den passenden Port (z. B. 587) ein

Damit verbindet sich das Gerät mit dem E-Mail-Server.

Authentifizierung konfigurieren

Damit E-Mails versendet werden dürfen, richtet man die Anmeldung ein:

Man wählt die Option „Server erfordert Authentifizierung“
Nun trägt man als Benutzername die Microsoft-365-E-Mailadresse ein
Danach gibt man das zugehörige Kennwort ein
Zuletzt speichert man die Einstellungen

Der Drucker nutzt diese Daten, um sich beim Versand am Server anzumelden.

Wichtiger Hinweis: Microsoft 365 Sicherheitsstandards (Security Defaults) und MFA

In aktuellen Microsoft-365-Umgebungen sind standardmäßig die sogenannten „Security Defaults“ (Sicherheitsstandards) aktiviert. Diese erzwingen für alle E-Mail-Konten die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Da ein Drucker bei der Anmeldung keinen zweiten Faktor (wie eine Bestätigung per Authenticator-App oder SMS) eingeben kann, schlägt die Einrichtung mit dem normalen E-Mail-Passwort in der Regel fehl.

Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie folgende Anpassungen vornehmen:

1. Ein App-Kennwort (App Password) erstellen

Wenn für das Scanner-Postfach MFA aktiviert ist, darf im Drucker nicht das reguläre Kennwort eingetragen werden. Stattdessen muss ein sogenanntes App-Kennwort generiert werden:

Melden Sie sich mit dem Scanner-Konto bei Microsoft 365 an
Navigieren Sie zu den Sicherheitsinformationen (Security Info) des Kontos
Wählen Sie die Option „Methode hinzufügen“ und klicken Sie auf „App-Kennwort“
Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Drucker-Scanner“) und kopieren Sie das generierte 16-stellige Passwort
Tragen Sie dieses App-Kennwort anstelle des normalen Passworts in der Weboberfläche des Druckers ein

2. SMTP-Authentifizierung (SMTP Auth) explizit zulassen

Selbst mit einem gültigen Kennwort blockiert Microsoft den Versand oft noch serverseitig. Sie müssen dem Postfach explizit erlauben, per SMTP zu senden:

Melden Sie sich als Administrator im Microsoft 365 Admin Center an
Navigieren Sie zu Aktive Benutzer und wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das der Drucker verwendet
Klicken Sie auf den Reiter E-Mail und wählen Sie E-Mail-Apps verwalten
Setzen Sie ein Häkchen bei Authentifiziertes SMTP (Authenticated SMTP) und speichern Sie die Änderungen