Wie kann man die Faxfunktion eines Druckers einrichten?

Viele Multifunktionsdrucker verfügen über eine integrierte Faxfunktion. Erkennbar sind diese Drucker meist an der automatischen Dokumentenzuführung oberhalb der Scannerabdeckung. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob es sich um einen Tintenstrahl- oder Laserdrucker handelt. Hier im Ratgeber soll darauf eingegangen werden, wie man die Faxfunktion eines Druckers einrichtet.

Voraussetzungen für den Faxbetrieb

Die meisten Multifunktionsdrucker werden heute per WLAN betrieben. Von daher ist eine Kabelverbindung (mit Ausnahme des Netzstromkabels) nicht mehr erforderlich. Anders sieht es bei MPFs mit Faxfunktion aus. Hier muss in erreichbarer Nähe ein Telefonanschluss (TAE-Dose) vorhanden sein. Für die Faxübermittlung und den Faxempfang wird folglich ein spezielles Telefonkabel benötigt, welches auf der einen Seite einen TAE-Stecker für die TAE-Dose und auf der anderen einen RJ11-Stecker für den 1-LINE-Anschluss an der Rückseite des Druckers besitzt.

Im ersten Schritt wird das Kabel an der TAE-Dose und dem Drucker angeschlossen. Wichtig ist, dass es sich um ein Zwei-Leiter-Kabel handeln muss. Einige MFPs besitzen neben dem Fax-Anschluss (1-LINE) zusätzlich noch einen Anschluss mit der Bezeichnung 2-EXT. Dieser wird benötigt, wenn man am Drucker zusätzlich noch einen Anrufbeantworter zwischenschalten möchte.

Einrichtung der Faxfunktion

Bei den meisten Druckern kann man die Faxfunktion über das Bedienpanel oder den Touchscreen einrichten. Hier geht man zum Beispiel wie folgt vor:

Im Menü geht man zur Option „Einstellungen“ und „Fax“
Danach tippt man auf „Faxeinrichtung“ und „Allg. Faxeinstellungen“
Man vergibt einen Faxnamen und bestätigt mit „Weiter“
Nun gibt man die Faxnummer ein, an welche eingehende Faxe gesendet werden
Auf diese Weise ist der MFP mit seiner eigenen Faxnummer und dem eigenen Faxnamen versehen

Je nach Faxgerät gibt es noch viele weitere, individuelle Einstellungsmöglichkeiten.

Hierzu einige Beispiele:

Faxkopfzeile: In der Faxkopfzeile gibt man in Textform den Namen ein, welche der Faxempfänger am oberen Rand des versendeten Faxes sehen soll. Ebenso sollte neben dem Namen noch die vollständige, eigene Faxnummer abgedruckt werden.

Antwortmodus: Wenn man hier „automatische Antwort“ auswählt, kann die Faxfunktion des MFPs nach einer festgelegten Klingelanzahl von selbst Faxe abrufen oder versenden. Wenn man diese Funktion deaktiviert, muss man immer manuell eingehende Faxnachrichten am Drucker annehmen.

Anzahl der Ruftöne festlegen: Wenn die Telefonleitung auch für Telefongespräche genutzt wird, sollte man am MFP eine bestimmte Anzahl an Ruftönen festlegen. Der MFP wartet dann so lange, bis die Anzahl der Ruftöne erreicht ist und nimmt dann erst eine Faxnachricht an.

Wähltyp einstellen: Der Faxempfang gehört zum analogen Telefondienst. Hier kann man beim Wähltyp zwischen Ton- und Impulswahl auswählen. In heutiger Zeit wird vornehmlich das Tonwahlverfahren verwendet. Lediglich an Telefonanschlüssen mit Telefonapparaten mit alter Wählscheibe kommt noch das Impulswahlverfahren in Betracht. Der Wähltyp muss richtig eingestellt werden, da ansonsten der MPF keine Faxe empfangen kann.

Versenden einer Faxnachricht

Möchte man mehrere Seiten als Fax versenden, legt man diese in die automatische Dokumentenzuführung des MFP. In aller Regel muss sich die bedruckte Seite oben befinden. Da MFPs mit Faxfunktion in aller Regel über ein telefonähnliches Bedienpanel verfügen, gibt man nun die gewünschte Ziel-Faxnummer mit Vorwahl ein. Wenn es sich um ein international zu versendendes Fax handelt, muss man „+49“ voranstellen und bei der Vorwahl die führende Null weglassen.

Danach muss man je nach Drucker lediglich auf „Schwarz“, „Farbe“ oder „Senden“ tippen. Hierbei werden die Dokumente durch die automatische Dokumentenzuführung über den Scanner gezogen und wieder ausgegeben. Danach beginnt der Sendevorgang. Man hört zuvor, wie das integrierte Faxgerät die Faxnummer wählt.

Bei den meisten MFPs wird nach erfolgreichem Versenden der Faxnachricht ein Sendebericht ausgedruckt. Dieser ist eine wichtige Bestätigung, dass man das Fax auch wirklich zum Datum und zur richtigen Uhrzeit versandt hat.

Empfangen einer Faxnachricht

Der Empfang einer Faxnachricht ist nur möglich, wenn der MFP an einem Telefonanschluss angeschlossen ist und man den richtigen Antwortmodus gewählt hat. Wie zuvor dargelegt, wird der „automatische Antwortmodus“ empfohlen. In diesem Fall kümmert sich der MFP automatisch um den Empfang von Faxnachrichten. Diese werden direkt nach dem Empfang ausgedruckt.

Wichtig ist nur, dass man immer genügend Druckerpapier in der Papierschublade vorrätig hat. Ansonsten werden eingehende Faxe im Druckerspeicher zwischengespeichert und erst nach Beheben des Papierfehlers wieder ausgedruckt.

Faxnachrichten digital speichern

Mittlerweile gibt es die Möglichkeit, dass MFPs mit Faxfunktion eingehende Faxe direkt auf dem Computer, in einer E-Mail oder in einer Cloud speichern. Ein bekanntes Beispiel wäre hierzu die für HP Drucker verfügbare Druckersoftware HP Digital Fax. Auch andere Druckerhersteller haben ähnliche Tools im Programm.