Wie kann man Dokumente einscannen?

In vielen Fällen müssen Dokumente eingescannt werden. Entweder sollen Originale digital weiterverarbeitet oder per E-Mail versandt werden. Auch zu Archivierungszwecken können Dokumente und Bilder gescannt werden. Die Vorgehensweise ist in aller Regel recht einfach.

Dokumente einscannen: Es kommt auf das Endgerät an

Grundsätzlich wird zum Scannen ein Scanner benötigt. Um Dokumente einscannen zu können, eignen sich folgende Ausführungen:

• der traditionelle Flachbett-Scanner
• der Dokumenteneinzugs-Scanner
• der Multifunktionsdrucker
• der kaum noch erhältliche Handscanner

​Zu den heute am häufigsten verwendeten Scannern gehören der Multifunktionsdrucker sowie der Dokumenteneinzugs-Scanner. Letztere sind überaus kompakt gebaut. Die einzuscannenden Dokumente lassen sich stapelweise in einen hinteren Papiereinzug legen. Diese werden dann automatisch durch die Scanvorrichtung gezogen. Diese besteht aus einer recht schmalen Scanzeile, die zeilenweise das Dokument abtastet. Das gescannte Dokument wird vorne in eine Papierausgabe gelegt.

Scannen mit dem Multifunktionsdrucker

Es gibt zwei Arten von Multifunktionsdruckern, unabhängig vom Tintenstrahl- oder Laserdruckwerk. Einfache Modelle besitzen einen Flachbett-Scanner, der lediglich über eine obere Scannerabdeckung verfügt. Diese muss man anheben und das einzelne Dokument auf das Scannerglas legen. Sollen mehrere Dokumente gescannt werden, kann dies recht mühsam und zeitaufwändig sein.

Eine bessere Alternative stellen MFPs mit automatischer Dokumentenzuführung dar. Hier legt man den zu scannenden Dokumentenstapel in die obere Ablage, sodass jede Scanseite einzeln zum Scannerglas eingezogen wird. Das Scannen erfolgt hierbei wesentlich komfortabler. Noch praktischer sind Scanner, die das Dokument auf Wunsch doppelseitig scannen können. Diese Funktion wird ebenfalls von vielen MFPs unterstützt.

Das Scannen kann entweder über das Bedienpanel des Druckers oder mithilfe einer Scansoftware erfolgen. Hier kann man zunächst den Speicherort der abgelegten Scans festlegen, aber auch die Scanauflösung. Je höher die Auflösung gewählt wird, umso größer werden auch die gescannten Dateien. Idealerweise lässt man den Scan gleich in eine PDF-Datei konvertieren. Anstelle der druckereigenen Scansoftware kann man auch auf Bildbearbeitungsprogramme oder Spezialtools zurückgreifen.

Scannen und kopieren

Wie zuvor erwähnt, werden Scanner nicht nur zum Archivieren oder zum Versenden von Dokumenten benötigt. Die Scanvorrichtung eines MFPs eignet sich auch zum Fotokopieren. In diesem Fall wird vom gescannten Dokument gleich eine 1:1-Kopie erstellt. Das Druckergebnis wird über das Papierausgabefach ausgegeben.

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