Wie kann man in Windows 11 ein eingescanntes Dokument als E-Mail Anhang versenden?

Eingescannte Dokumente möchten viele gerne per E-Mail weiterleiten. In den meisten Fällen werden hierbei die Dokumente zuvor in ein PDF-Dokument umgewandelt. Hier im Ratgeber soll kurz erläutert werden, wie man ein eingescanntes Dokument als E-Mail Anhang in Windows 11 versenden kann.

Allgemeiner Ablauf (Überblick)

In aller Regel geht man in den meisten Fällen wie folgt vor:

Man verbindet den Scanner (USB oder Netzwerk) mit dem PC und stellt sicher, dass er eingeschaltet ist
Als Scanner eignet sich übrigens nahezu jeder Multifunktionsdrucker
Dann öffnet man eine Scan-Anwendung und scannt das Dokument
Man speichert die Scan-Datei auf dem PC (als PDF empfohlen; alternativ JPG / PNG)
Nun öffnet man das E-Mail-Programm (Mail-App, Outlook oder Webmail) und erstellt eine neue Nachricht
Man fügt die gespeicherte Datei als Anhang hinzu („Datei anfügen“)
Letztlich schreibt man Empfänger, Betreff und Text, prüft die Datei und sendet die Mail

Scannen: mit der Windows-Scan-App (empfohlen)

Falls die App nicht installiert ist, lädt man „Windows-Scan“ (Scan) aus dem Microsoft Store herunter und installiert diese. Dann geht man wie folgt vor:

Man öffnet die Windows-Scan-App (Start → „Scan“ eingeben → App öffnen)
Nun wählt man den Scanner aus (oben links oder unter „Gerät auswählen“)
Dann stellt man das Dateiformat ein: für mehrseitige Dokumente PDF, für Fotos JPEG
Ebenso wählt man die Auflösung / Qualität (z. B. 300 dpi für Texte)
Man legt das Dokument in den Scanner oder den ADF (Einzug) und klickt auf „Scannen“
Nach dem Scannen zeigt die App eine Vorschau, wobei man die Seitenreihenfolge prüft und bei Bedarf zuschneidet
Letztlich klickt man auf „Speichern“ und wählt einen Ort (z. B. Desktop / Dokumente) und einen aussagekräftigen Dateinamen

Scannen: mit Scanner-Hersteller-Software

Selbstverständlich kann man auch eine Scanner-Hersteller-Software verwenden:

Man startet die vom Hersteller gelieferte Software (z. B. HP Smart, Epson Scan)
Dann wählt man denselben Ablauf: Gerät, Format (PDF), Auflösung, Scan starten
Danach speichert man die Datei auf dem PC

Hinweis: Manche Multifunktionsdrucker bieten eine Funktion „Scan to Email“ direkt im Gerät. Dafür muss man ggf. SMTP-Daten konfigurieren — das ist fortgeschrittener und nicht für alle Heimnutzer nötig.

E-Mail erstellen — Windows Mail-App

Eine E-Mail über die Windows Mail-App erstellen:

Man öffnet die Mail-App (Start → „Mail“)
Nun klickt man auf „Neue Mail“
Man gibt Empfänger und Betreff ein
Um die Datei anzuhängen, klickt man auf das Büroklammer-Symbol (Anfügen) → „Datei einfügen“ → den Speicherort wählen → Öffnen
Nun überprüft man, ob die Datei korrekt angehängt ist (Dateiname sichtbar)
Man klickt auf „Senden“

E-Mail erstellen — Outlook (Desktop)

Zu den beliebtesten E-Mail-Programmen gehört Microsoft Outlook. Hier geht man folgendermaßen vor:

Man öffnet Outlook und klickt auf „Neue E-Mail“
Dann füllt man Empfänger, Betreff und Nachricht
Man klickt auf „Einfügen“ → „Datei anfügen“ → gewünschte Datei auswählen → Einfügen
Alternativ kann man die Datei per Drag & Drop in das E-Mail-Fenster ziehen
Abschließend prüft man den Anhang und wählt „Senden“

E-Mail erstellen — Webmail (z. B. Gmail, Outlook.com)

Als Alternative geht man bei einer Webmail wie folgt vor:

Man öffnet die Funktion Webmail (Browser → Gmail / Outlook.com)
Dann klickt man auf „+ Neue Nachricht“ / „Compose“
Jetzt gibt man Empfänger, Betreff und Nachricht ein
Man klickt auf das Papierclip-Symbol oder „Dateien anhängen“ → Datei wählen → Öffnen
Nun wartet man, bis der Upload abgeschlossen ist, und sendet die Mail

Datei zu groß? (Lösungen)

Häufig hat man Probleme, große Dateien als E-Mail Anhang zu versenden. In diesem Fall geht man folgendermaßen vor:

Man speichert in komprimierter Form (z. B. PDF mit geringerer Auflösung)
Das Dokument teilt man in mehrere Teile oder reduziert die Bildqualität vor dem Scannen (z. B. 150–200 dpi)
Man lädt die Datei in einen Cloud-Speicher (OneDrive, Google Drive), teilt den Link und fügt den Link in die Mail statt der Datei ein

Nützliche Tipps & Troubleshooting

Die folgenden Tipps können bei Problemen weiterhelfen:

Scanner wird nicht erkannt: Man prüft Kabel / Netzwerk, installiert aktuelle Treiber (Hersteller-Website) und öffnet in Windows „Einstellungen → Bluetooth & Geräte → Drucker & Scanner“, um das Gerät hinzuzufügen
Mehrseitiges PDF: Beim Scannen als PDF darauf achten, dass man vor dem Speichern alle Seiten in der Vorschau hat
Dateiformatwahl: Texte → PDF, Fotos → JPEG / PNG. PDF erleichtert mehrfaches Blättern
Dateiname: Man vergibt aussagekräftige Namen (z. B. Rechnung_Maerz2025.pdf), damit der Empfänger die Datei sofort identifizieren kann
Rechtschreibung / Empfänger prüfen: Bevor man sendet, kontrolliert man die Empfängeradresse und den Betreff (vertrauliche Dokumente!)
Smartphone-Alternative: Wenn kein Scanner verfügbar ist, kann man mit einer App wie Microsoft Lens oder Adobe Scan per Smartphone scannen, als PDF speichern und an den PC senden (per E-Mail, OneDrive oder USB), dann wie oben anhängen