Was tun, wenn man plötzlich nicht mehr drucken kann?

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Wer sich einen neuen oder gebrauchten Drucker besorgt hat, der möchte damit zukünftig problemlos drucken. Wichtig ist hier die richtige Vorgehensweise bei der Ersteinrichtung. Leider kann es durchaus passieren, dass aus unerklärlichen Gründen der Drucker nicht auf einen abgesandten Druckauftrag reagiert.

Dies ist umso ärgerlicher, wenn man unter Zeitnot etwas drucken möchte. Was man unternehmen kann, wenn der Drucker nicht mehr wie gewünscht reagiert, soll der nachfolgende Ratgeber kurz aufzeigen.

Die 10-Punkte-Checkliste, damit der Drucker wieder funktioniert

Punkt 1: Drucker richtig angeschlossen?

Ein neuer Drucker muss erst einmal richtig mit dem PC verbunden sein. Hierzu bieten die Hersteller verschiedene Lösungen an. Drucker können

per USB-Kabel,
per Parallel-Kabel,
per LAN-Kabel oder
per WLAN

betrieben werden. Am häufigsten kommt der USB-Anschluss zum Einsatz. Den Parallel-Port nutzen dagegen nur sehr alte Drucker, wobei auch das Gegenstück am PC vorhanden sein muss. Netzwerkdrucker lassen sich sehr gut über das LAN-Kabel betreiben. Bei all diesen Steckverbindungen kommt es auf einen sicheren Sitz der Stecker an. Ein loser Stecker kann schon der Grund dafür sein, dass der Drucker urplötzlich nicht mehr richtig druckt.

Ebenfalls zu den Anschlussmöglichkeiten gehört die WLAN-Konnektivität. Für diesen drahtlosen Betrieb wird ein aktives WLAN-Netzwerk benötigt. Der Drucker muss in diesem Fall mit dem WLAN-Router kommunizieren. Dabei wird entweder das WLAN-Passwort benötigt oder der Drucker lässt sich auf einfache Weise per WPS-Taste ins WLAN-Netz bringen.

Zuletzt sollte der Drucker natürlich über eine bestehende Stromverbindung verfügen. Auch hier kann ein lockerer Stecker Probleme bereiten.

Punkt 2: Drucker eingeschaltet?

Sollte der Drucker wider Erwarten nicht funktionieren bzw. gar nicht reagieren, sollte man überprüfen, ob dieser überhaupt eingeschaltet ist. Viele moderne Drucker verfügen über einen separaten Netzschalter. Es gibt aber auch einfache Drucker (meistens Tintenstrahldrucker), bei denen man lediglich den Stecker in die Steckdose stecken muss, um den Drucker einzuschalten. In der Hektik kann es durchaus passieren, dass man vergisst, den Drucker vorher einzuschalten.

Punkt 3: Verbrauchsmaterialien überprüfen

Ein Drucker ohne Druckerpapier kann nicht drucken. Wenn der Druckauftrag abgesandt worden ist und dennoch kein Ergebnis zu Papier gebracht wird, kann es sein, dass die Papierschublade leer ist. Bei Druckern mit hinterer Papierzuführung lässt sich einfacher erkennen, ob Papier fehlt. Bei einer oder mehreren Schubladen ist dies nicht sofort erkennbar.

Wichtig ist, dass man das Papier auch in der richtigen Weise in den Drucker einlegt. Damit dieses in den Schubladen nicht verrutscht, sollte man die seitlichen Begrenzungsschieber nutzen. Dies ist daher wichtig, um einen möglichen Papierstau zu vermeiden. Zu den Verbrauchsmaterialien gehören natürlich auch die Tintenpatronen und Tonerkartuschen. Die meisten Drucker zeigen rechtzeitig an, wenn Tinte oder Toner verbraucht sind. Es ist immer ratsam, sich einen kleinen Vorrat an Verbrauchsmaterialien zuzulegen. Bei FairToner kann man sich zum Beispiel Sets mit allen Druckfarben auf einfache Weise zusammenstellen.

Punkt 4: Drucker ist verstopft

Damit ein Drucker einwandfrei funktioniert, muss jeder Papierstau behoben werden. Ein Papierstau tritt meist dann auf, wenn das Druckerpapier schief eingezogen wird. Aber auch zu dickes Druckerpapier kann zum Verstopfen des Druckers führen. Der Druckbetrieb wird in diesem Fall gestoppt. Generell sollte man regelmäßig überprüfen, ob sich nicht noch andere Gegenstände im Drucker befinden. Fatal sind Büroklammern, die ggf. die innere Mechanik beschädigen können.

Punkt 5: Druckertreiber aktualisieren

Die meisten Drucker arbeiten mit dem einmal installierten Druckertreiber reibungslos. Probleme kann es geben, wenn man zwischenzeitlich Betriebssystem-Updates einspielt oder gar die Betriebssystem-Version ändert. Es lohnt sich jedoch immer, den aktuellsten Druckertreiber zu installieren. Diesen gibt es kostenfrei von der Webseite des Druckerherstellers. Mit einer solchen Treiberaktualisierung profitiert man zudem von weiteren Funktionsverbesserungen. Vielfach wird hierbei auch die Druckersoftware aktualisiert, die neue Funktionen anbietet.

Punkt 6: Drucker ist offline

Sehr häufig tritt das Problem auf, dass sich ein Drucker im Offline-Status befindet. Hierbei handelt es sich in aller Regel um WLAN-Drucker. In diesem Fall wurde die Verbindung zum WLAN-Router unterbrochen. Man kann über die Systemsteuerung und unter dem Menüpunkt „Drucker & Scanner“ den jeweiligen Druckerstatus überprüfen. Generell müssen sich Drucker, PC und Router im selben WLAN-Netzwerk befinden. Am besten startet man Drucker und PC einmal neu. Danach ändert sich meist der Druckerstatus auf „Online“.

Punkt 7: Druckaufträge bleiben in der Warteschlange hängen

Ein weiteres Problem tritt auf, wenn die Druckaufträge nacheinander in der Warteschlange hängenbleiben. Dies ist übrigens auch der Fall, wenn der Drucker offline gegangen ist. Durch Anklicken des jeweiligen Druckauftrages kann man diesen entfernen. Anschließend schickte man den Druckauftrag erneut an den Drucker. Hier muss man etwas Geduld aufweisen. Nach einer relativ kurzen Zeit startet der Drucker meist von alleine und führt die restlichen Druckaufträge durch.

Punkt 8: Drucker defekt?

Die meisten Drucker arbeiten viele Jahre zuverlässig und benötigen so gut wie keine Wartung. Es müssen lediglich die Tintenpatronen oder Tonerkartuschen gewechselt werden. Wenn trotz frischer Verbrauchsmaterialien kein Ausdruck erfolgt, kann es sein, dass der Drucker defekt ist. Am besten schaltet man den Drucker sofort aus und lässt ihn von einem Fachmann überprüfen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Es lohnt sich nicht immer, einen defekten Drucker reparieren zu lassen. Meist ist eine Neuanschaffung günstiger.

Punkt 9: Einen anderen Drucker verwenden

Sollte der Standard-Drucker nicht richtig drucken oder nicht funktionieren, kann man notfalls auf einen anderen Drucker ausweichen. In vielen Haushalten stehen mehr als ein Drucker zur Verfügung. Bei Netzwerkdruckern ist es überaus einfach, den passenden Drucker auszuwählen. Wichtig ist, dass man diesen Drucker auch wieder zum Standard-Drucker macht. Sollte der erste Drucker jedoch wieder funktionieren, darf man die Umstellung in der Systemsteuerung nicht vergessen. Jedenfalls hat man somit die Möglichkeit, auf mehreren Druckern zu drucken.

Punkt 10: Dokumente woanders ausdrucken lassen

Sollte der eigene Drucker defekt sein, kann man beispielsweise die zu druckenden Dokumente zunächst als PDF-Datei abspeichern. Diese PDF lässt sich sehr gut per E-Mail versenden. Am Empfangsort steht vielleicht wieder ein Drucker zur Verfügung, mit dem man nun diese PDF ausdrucken kann. Eine digitale Übermittlung stellt eine nützliche Alternative zu einem Zweitdrucker dar. Wenn der eigene Drucker nicht ausreicht, kann man die Daten nach der digitalen Übermittlung an ein entferntes Gerät vielleicht auch mit höherer Druckqualität ausdrucken.

Fazit: Mit der richtigen Vorgehensweise Druckerprobleme lösen

Zum Teil sind Drucker recht sensible Elektronikkomponenten. Wenn ein Drucker nicht wie gewünscht druckt, sollte man anhand der vorgenannten Checkliste schrittweise vorgehen und somit die einzelnen Fehler ausklammern. In den allermeisten Fällen hat sich der traditionelle Neustart von PC und Drucker bewährt. Wichtig ist natürlich auch, dass die Anschlusskabel alle sicher mit dem Drucker verbunden und genügend Verbrauchsmaterialien vorhanden sind.