15 praxisnahe Tipps für die tägliche Arbeit mit einem Drucker

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Die Arbeit mit einem Drucker sollte gut organisiert sein. Ist der Drucker richtig eingerichtet, sollte dieser als zuverlässiger Helfer bei der täglichen Büroarbeit angesehen werden. In diesem Ratgeber sollen einige praxisnahe Tipps gegeben werden, damit mit einem Tintenstrahl- oder Laserdrucker alles rund läuft.

15 praxisnahe Tipps für den richtigen Umgang mit einem Drucker

Die nachfolgenden Tipps sind natürlich nicht abschließend aufgeführt. Dennoch sollte man diese beachten, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Der Drucker sollte immer eingeschaltet und einsatzbereit sein

Damit jeder Nutzer zu jeder Zeit seine Druckaufträge abschicken kann, sollte der Drucker immer eingeschaltet und somit einsatzbereit sein. Hierzu gehört natürlich auch, dass der Drucker mit ausreichend Druckerpapier bestückt ist. Eine weitere Voraussetzung sind volle Tintenpatronen bzw. Tonerkartuschen. Danach steht einem reibungslosen Betrieb nichts mehr im Wege.

Die richtigen Tintenpatronen und Tonerkartuschen verwenden

Druckerpatronen und Toner gehören zu den wichtigsten Verbrauchsmaterialien. Diese sollten immer zum jeweiligen Drucker passen. Man kann natürlich Originale als auch kompatible Modelle einsetzen. Wichtig ist nur, dass man dieses Zubehör von einem renommierten Markenhersteller bezieht.

Es gibt zum Beispiel sehr günstige Noname-Produkte, die zwar nach außen für den entsprechenden Drucker konzipiert sind, aber in Wirklichkeit nicht vom Drucker erkannt werden. Dies ist besonders ärgerlich, da neue Patronen oder Kartuschen meist dann benötigt werden, wenn man kurzfristig wichtige Dokumente oder Fotos ausdrucken muss. Original- und kompatible Verbrauchsmaterialien für Tintenstrahldrucker und Laserdrucker bekommt man übrigens sehr gut bei FairToner.

Regelmäßig den Füllstand der Tintenpatronen und Tonerkartuschen überprüfen und rechtzeitig ersetzen

Die meisten modernen Drucker melden sich automatisch, wenn der Tinten- oder Tonerfüllstand niedrig ist. In diesem Fall fordern schon die Drucker von sich aus zu einem Wechsel auf. Um besser planen zu können, sollte man jedoch regelmäßig den Füllstand kontrollieren. Nur so kann man sich besser auf eine Ersatzbestellung einstellen.

Keinesfalls sollte man Patronen bis zum letzten Tropfen leerdrucken. Dadurch wird nicht nur das Druckergebnis schlechter, sondern es kann auch der Druckkopf in Mitleidenschaft gezogen werden. Laserdrucker sind hier genügsamer. Wenn der Toner verbraucht ist, stoppen diese Geräte von selbst. Es ist wichtig, dass man sich rechtzeitig mit frischen Druckerpatronen oder Tonerkartuschen ausstattet.

Die Düsen des Druckers regelmäßig reinigen, um Verstopfungen zu vermeiden und die Druckqualität zu verbessern

Sollte die Druckqualität nachlassen oder ein Drucker nur selten benutzt wird, dann kann man mit einer Druckdüsenreinigung die Druckqualität verbessern. Verstopfte Düsen werden mit hohem Druck mit frischer Druckertinte durchgespült. Natürlich steigt hierbei der Tintenverbrauch. In vielen Fällen können die verwendeten Druckerpatronen danach problemlos weiterverwendet werden. Dennoch sollte man mit einer Düsenreinigung nicht übertreiben und diese nur bei Bedarf einsetzen.

Wer täglich etliche Seiten ausdruckt, der kommt meist ohne eine solche Düsenreinigung aus. Steht der Drucker jedoch längere Zeit ungenutzt in der Ecke, wird es teilweise auch nach einer solchen Reinigung nicht wirklich besser. Experten raten in diesem Fall, den Druckkopf auszubauen und diesen mit einer speziellen Reinigungsflüssigkeit zu säubern. Wer technisch nicht so versiert ist, der wird hierauf meist verzichten. In diesem Fall bleibt letzten Endes nur der Neukauf eines Druckers. Unabhängig davon kann man natürlich mit einer Düsenreinigung Verstopfungen beseitigen und die Druckqualität verbessern.

Das richtige Papier, die richtige Papiergröße und -typ verwenden

Für den herkömmlichen Dokumentendruck eignet sich das 80 g/m² Druckerpapier. Dieses wird von nahezu allen Tintenstrahl- und Laserdruckern unterstützt. Wer Fotos in brillanter Qualität ausdrucken möchte, der sollte spezielles Fotopapier verwenden. Problematisch sind dickere Papiere, die nicht von jedem Drucker über die Papierschublade eingezogen werden können. In der Bedienungsanleitung zum Drucker findet man weitere Hinweise über die verwendeten Papiersorten.

Bei Laserdruckern sollte man darauf achten, dass das Papier hitzebeständig ist. Grund hierfür ist, dass dieses über die Fixiereinheit aufgeheizt wird, wobei das feine Tonerpulver direkt auf die Papieroberfläche eingebrannt wird. Insbesondere bei Folien sollte man vorsichtig sein, damit diese nicht im Laserdrucker schmelzen.

Ansonsten muss die Papiergröße natürlich zum Drucker passen. DIN A4 stellt hier den Standard dar. Es gibt aber auch DIN-A3-Drucker und Kopierer. Generell können neben der Maximalgröße auch kleinere Papiergrößen verwendet werden. Aufpassen muss man dann bei den Druckeinstellungen.

Die Druckeinstellungen überprüfen, um sicherzustellen, dass der Drucker für die gewünschte Druckauflösung und Farbe konfiguriert ist

Bevor man einen Druckauftrag absendet, sollte man darauf achten, dass die gewünschte Druckauflösung eingestellt ist. Für den normalen Dokumenten- und Grafikdruck reicht die Voreinstellung hier meist aus. Natürlich kann man auch wählen, ob man in Farbe oder in Schwarzweiß drucken möchte. Bei den Farben kann man zudem auf verschiedene Farbprofile zurückgreifen. Diese werden von Bildbearbeitungsprogrammen unterstützt. Damit lassen sich zum Beispiel Fotos so ausdrucken, wie sie auf dem Bildschirm dargestellt werden.

Drucker mit dem richtigen Druckertreiber und der aktuellen Firmware ausstatten

Die Druckerhersteller entwickeln nicht nur die Hardware kontinuierlich weiter, sondern auch die benötigte Software. Es ist immer ratsam, sich auf der Webseite des Druckerherstellers den aktuellen Druckertreiber herunterzuladen. Damit lassen sich die besten Druckergebnisse erzielen. Wichtig ist dies insbesondere bei älteren Druckern. Aber auch die Firmware kann zu einer Leistungsverbesserung führen. Jedoch sollte man hier zuvor abklären, ob ein Firmware-Update nicht später verhindert, dass kompatible Druckerpatronen oder Tonerkartuschen noch unterstützt werden.

Verwenden von originalen Verbrauchsmaterialien oder, wenn möglich, ausschließlich hochwertige kompatible Tintenpatronen oder Tonerkartuschen, um Probleme mit der Druckqualität und Kompatibilität zu vermeiden

Jeder Hersteller bietet für seine Geräte auch die originalen Verbrauchsmaterialien an. Hiermit kann man nichts falsch machen. Jedoch sind die Original-Druckerpatronen oder Tonerkartuschen meist recht teuer. Eine Alternative stellen kompatible Patronen und Kartuschen dar. Es ist wichtig, dass man hier auf eine hochwertige Qualität achtet. Nur so kann man von einer erstklassigen Druckqualität und besten Kompatibilität ausgehen.

Mit kompatiblen Verbrauchsmaterialien lassen sich die Druckkosten stark minimieren. Originale und kompatible Toner oder Tintenpatronen gibt es beispielsweise hier bei FairToner zu attraktiven Preisen. Von billigen Noname-Produkten aus Fernost sollte man sicherheitshalber Abstand nehmen.

Den Drucker vor Staub, Feuchtigkeit und Erschütterungen schützen, um Schäden zu vermeiden

Idealerweise wird ein Drucker im Innenbereich verwendet. Staub, Feuchtigkeit und starke Erschütterungen können zu Schäden führen. Man sollte einen Drucker auch nicht als Ablagefläche für Akten und Büromaterial verwenden. Hin und wieder sollte man das Gehäuse reinigen und darauf achten, dass die Lüftungsöffnungen freigehalten werden. Dann hat man viele Jahre Freude an seinem Tintenstrahl- oder Laserdrucker.

Überladen des Druckers vermeiden, indem man zu viele Druckaufträge gleichzeitig startet

Druckaufträge werden von Druckern sequentiell, also nacheinander abgearbeitet. Die Reihenfolge erkennt man in der Druckerwarteschlange. Jeder Drucker ist für ein bestimmtes Druckvolumen konzipiert. Es gibt Bürodrucker, die für etliche tausend Druckaufträge im Monat konzipiert sind. Bei Druckern für Heimanwender gehen die Hersteller davon aus, dass das Druckvolumen entsprechend geringer ist. Um ein Überladen des Druckers zu vermeiden, sollte man nicht allzu viele Druckaufträge auf einmal an den Drucker senden.

Es kann vorkommen, dass der Druckbetrieb zwischendurch gestoppt wird, weil der Drucker nach einer bestimmten Seitenzahl eine interne Wartung vornimmt. Zudem verfügen insbesondere die Tintenstrahldrucker nur selten über einen ausreichend großen, internen Speicher, in welchem die anstehenden Druckaufträge zwischengespeichert werden können. Generell sollte man sich anhand des Benutzerhandbuchs orientieren, welche Mengen man problemlos drucken kann. Um eine Überlastung zu vermeiden, sollte man dem Drucker Zeit geben, die anstehenden Aufträge erst einmal zu verarbeiten.

Die richtigen Verbindungskabel verwenden und prüfen, ob diese in gutem Zustand sind

Auch wenn heute die meisten Drucker per WLAN betrieben werden, gibt es immer noch etliche Modelle, die auf eine USB- oder LAN-Verbindung setzen. Hier ist es wichtig darauf zu achten, dass die Kabelverbindung richtig hergestellt ist und sich die verwendeten Kabel und Anschlussstecker in einem einwandfreien Zustand befinden. USB-Druckerkabel kosten nicht viel, sodass man sich sicherheitshalber ein Ersatzkabel zulegen sollte.

Drucker in der Büroumgebung regelmäßig von einem Fachmann warten, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben

In Unternehmen werden häufig die Drucker von einem Service-Unternehmen gewartet. Diese kümmern sich nicht nur um den einwandfreien Betrieb, sondern sorgen auch für rechtzeitigen Nachschub an Verbrauchsmaterialien. Generell schließen hierzu die Firmen einen Service- und Wartungsvertrag ab. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn professionelle Abteilungsdrucker geleast werden. Das regelmäßige Überprüfen sorgt dafür, dass man Beschädigungen und andere Probleme rechtzeitig beheben kann.

Den Drucker nicht bewegen, während er in Betrieb ist, um Schäden an den beweglichen Teilen zu vermeiden

Drucker sind mit zahlreichen mechanischen Komponenten ausgestattet, die während des Betriebs bewegt werden. Hierzu gehört beispielsweise bei den Tintenstrahlern der beweglich gelagerte Druckkopf. Bei Laserdruckern sind es die Bildtrommel, das Transferband und die Fixiereinheit. Wenn man einen Drucker transportieren möchte, dann sollte man darauf achten, dass sich zum Beispiel der Druckkopf in seiner Parkposition befindet. Während des Betriebs sollte man den Drucker daher nicht bewegen.

Das richtige Papierfach und die richtigen Papiereinzüge verwenden, um Schäden zu vermeiden

Es gibt zahlreiche Drucker, die mehr als nur eine Papierschublade besitzen. Selbst mit einer Papierschublade können diese Drucker immer noch mit einer hinteren oder seitlichen, manuellen Papierzuführung ausgestattet sein. Bevor man einen Druckauftrag startet, sollte man überprüfen, dass das Druckerpapier auch aus dem richtigen Einzug entnommen wird.

Befindet sich in einem Einzug kein Papier und man wählt dieses versehentlich aus, wird der Druckauftrag verständlicherweise nicht erledigt. Druckstörungen und mögliche Schäden lassen sich vermeiden, wenn man das richtige Papierfach wählt.

Drucker ausreichend belüften, um eine Überhitzung zu vermeiden

Einfache Tintenstrahldrucker arbeiten recht zuverlässig. Bei mäßigem Druckbetrieb kommt es im Inneren kaum zu einer Überhitzung. Daher verfügen viele Tintenstrahler so gut wie nicht über Belüftungsöffnungen. Laserdrucker arbeiten jedoch mit Hitzeeinwirkung, sodass sich in den meisten Geräten ein Ventilator und mehrere Belüftungsöffnungen befinden. Es ist hierbei wichtig, dass man den Drucker nicht zustellt und dafür sorgt, dass immer eine ausreichende Luftzufuhr vorhanden ist. Auf diese Weise lassen sich Überhitzungen vermeiden. Ansonsten kann der Drucker schnell Schaden nehmen.

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